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Les charges communes (frais de condo): tout ce que vous devez savoir

Communément appelées les frais de condo, que constituent les charges communes qu’un copropriétaire a l’obligation de payer au syndicat de copropriété ?

Définition

Lorsque l’on achète une unité en copropriété divise, on achète aussi une quote-part représentant notre pourcentage de responsabilité dans l’immeuble.
Le syndicat de copropriété, quant à lui, a l’obligation de voir à la conservation de l’immeuble et la préservation de l’investissement commun et a, durant le cours de l’année, un certain nombre de dépenses pour accomplir sa tâche.
L’ensemble de ces dépenses, donc l’argent qu’il doit avoir pour lui permettre d’atteindre ses objectifs constituent les budgets de la copropriété.
Les charges communes représentent donc le pourcentage sur ce budget que chaque copropriétaire devra payer annuellement.
Fait important, d’autres frais peuvent être exigés du copropriétaire par le syndicat de copropriété outre les charges communes. Ces autres frais constituent des frais qui ne sont pas réclamés à tous les copropriétaires en fonction de leur pourcentage d’investissement dans la copropriété.
Ces autres frais, par exemple, une surprime d’assurance, une amende, ne sont pas des charges communes au sens de la Loi.

Deux budgets

Il est à noter que la copropriété possède deux budgets séparés, le budget opérationnel dans lequel se retrouvent les dépenses de fonctionnement, comme l’électricité, les frais de déneigement, les assurances etc., ainsi que le fonds de prévoyance qui sert à accumuler les sommes nécessaires pour faire face aux travaux majeurs et au remplacement des parties communes de l’immeuble.

Ai-je mon mot à dire dans l’établissement de ces montants ?

La croyance populaire à l’effet que le copropriétaire a son mot à dire sur les sommes d’argent qu’il doit dépenser pour l’immeuble qu’il a acheté est fausse.
L’établissement du budget et donc, des charges communes en découlant est de la compétence exclusive du conseil d’administration. L’assemblée des copropriétaires n’est que consultée à cet égard.

Fixation des montants

Ainsi, annuellement, le conseil d’administration établira les budgets de la copropriété soit les sommes dont la copropriété a besoin pour rencontrer ses objectifs.
Ce budget sera envoyé à tous les copropriétaires avec les documents d’avis de convocation aux assemblées des copropriétaires. Lors de l’assemblée des copropriétaires, ces budgets seront discutés par les copropriétaires. Il y aura consultation de ceux-ci sur les sommes prévues par le conseil d’administration. Cependant, ultimement, le vote de l’assemblée des copropriétaires et l’autorisation de ceux-ci aux budgets proposés n’est pas nécessaire.  En effet, suite à la consultation des copropriétaires lors de l’assemblée, il appartiendra au conseil d’administration de fixer le budget selon les commentaires reçus lors de l’assemblée des copropriétaires.

Décision du conseil d’administration

Ainsi, postérieurement à l’assemblée des copropriétaires, une réunion du conseil d’administration avec les administrateurs alors élus lors de l’assemblée annuelle se tiendra et le conseil d’administration, dans sa majorité, fixera les montants totaux des budgets de la copropriété.
Ainsi, le conseil peut déterminer que les budgets sur lesquels ont été consultés les copropriétaires doivent être diminués ou encore augmentés.
Suite à la prise de décision du conseil d’administration à cet égard, les avis de cotisation seront envoyés à chacun des copropriétaires. 

Modalités de paiement

Les copropriétaires devront donc, par la suite, se conformer aux modalités de paiement des charges communes se retrouvant à même la déclaration de copropriété.
Tout d’abord au niveau de la fréquence du paiement des charges. Bien que la plupart des copropriétés prévoient des paiements mensuels, c’est-à-dire le fractionnement mensuellement de la portion totale des budgets pour chacune des unités privatives, il est possible que votre déclaration de copropriété prévoie d’autres modalités de paiement, par exemple aux trimestres, biannuelles ou encore, annuelles dans certains cas.
La déclaration de copropriété va également prévoir le mode de paiement en vigueur à la copropriété.  S’agira-t-il de chèques postdatés ou encore, de prélèvements automatiques ?  Vos règlements contenus à la déclaration de copropriété vous l’indiqueront et vous devrez vous y conformer.

Il est à noter cependant que tant la fréquence des paiements que les modalités de paiement font partie des règlements de l’immeuble et qu’il est possible pour l’assemblée des copropriétaires de voter des modifications à ces deux aspects.
Comme il s’agit d’une modification règlementaire, un vote à la simple majorité des voix présentes ou représentées lors de l’assemblée est suffisant pour les modifier.

Quelles sont les conséquences d’un défaut de paiement à la date prévue ?

Toutes les déclarations de copropriété prévoient des intérêts sur les paiements dus par les copropriétaires.  Le copropriétaire en défaut se verra donc imposer en plus des charges communes un taux d’intérêts prévu à la règlementation.
Certaines déclarations ou amendements aux règlements vont également prévoir des frais fixes de retard si le paiement n’est pas arrivé à la date précise à laquelle il est attendu. De même, plusieurs déclarations de copropriété vont prévoir qu’un copropriétaire en défaut du paiement de ses charges à la date prévue va perdre le bénéfice du terme.  Cet article souvent incompris par les copropriétaires lors de la lecture de la règlementation prévoit qu’un copropriétaire qui est en défaut de payer ses charges à la date d’exigibilité perd le bénéfice de payer sa quote-part totale des budgets de la copropriété en plusieurs versements.

Ainsi, il ne sera pas seulement en défaut du paiement de sa charge mensuelle mais de ses charges pour les mois restants de l’année financière en cours.
En plus de se voir imputer ces frais, le copropriétaire en défaut du paiement de ses charges va se mettre à risque également de différents recours de la part du syndicat de copropriété. Il faut comprendre que l’équilibre financier d’une copropriété est fragile et les montants budgétisés dépendent bien souvent du fait que tous les copropriétaires vont contribuer aux dates prévues au paiement des charges. Tout retard entraîne un déficit pour la copropriété qui devra éventuellement être compensée par les autres copropriétaires par le bais de cotisations spéciales.

Le conseil d’administration a l’obligation de voir à ce que tous les copropriétaires paient leurs charges communes. Il ne s’agit pas d’une option pour le conseil d’administration.

Deux recours s’offrent alors au conseil d’administration pour voir au recouvrement des charges communes.  Le premier est le dépôt d’une procédure judiciaire à l’encontre du copropriétaire en défaut.  Il est à noter que dans ces circonstances, si la copropriété s’est également dotée de clauses prévoyant le remboursement des frais extrajudiciaires (frais d’avocat), ces frais s’ajouteront aux sommes dues par le copropriétaire. Tous les autres frais prévus et ci-haut énoncés s’ajouteront également.
La deuxième avenue qui est ouverte au syndicat de copropriété est le dépôt d’une procédure de recouvrement hypothécaire, débutant par l’inscription d’un avis d’hypothèque légale sur l’unité du copropriétaire en défaut et ce, dès un défaut de plus de 30 jours. Ce processus hypothécaire pourra, s’il est mené jusqu’à la fin, résulter en la vente de l’unité du copropriétaire en défaut. Encore une fois, advenant l’existence des bonnes clauses visant le recouvrement des frais extrajudiciaires (frais d’avocat) par la copropriété dans sa règlementation, il sera possible de récupérer ces frais.

Deux recours s’offrent alors au conseil d’administration pour voir au recouvrement des charges communes.  Le premier est le dépôt d’une procédure judiciaire à l’encontre du copropriétaire en défaut.  Il est à noter que dans ces circonstances, si la copropriété s’est également dotée de clauses prévoyant le remboursement des frais extrajudiciaires (frais d’avocat), ces frais s’ajouteront aux sommes dues par le copropriétaire. Tous les autres frais prévus et ci-haut énoncés s’ajouteront également.

Perte du droit de vote

Le copropriétaire qui est en défaut de payer ses charges communes depuis plus de trois mois perd également son droit de vote aux assemblées des copropriétaires.
Ainsi, le total des voix qu’il représente (quote-part/valeur relative) sera retranché de la totalité des voix votantes de la copropriété confirmant ainsi la volonté d’exclure ce copropriétaire de tout le processus décisionnel dans la communauté dont il fait défaut de payer les charges.

Que faire si un copropriétaire en défaut vend son unité privative ?

Le Code civil du Québec prévoit ce que l’on appelle un droit de suite pour les charges communes qui seraient dues. Ainsi, ces frais seront pris lors de la transaction entre le copropriétaire vendeur et le nouvel acheteur à même le prix de vente de l’unité privative.

Par Marie-Cécile Bodéüs

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