Les grands bouleversements de l’année 2020 en lien avec la pandémie ont certes été déstabilisants, mais ils ont également forcé les syndicats de copropriété à s’adapter, se réinventer et faire preuve de flexibilité. En plus du nouveau format, virtuel, des assemblées, des changements sont venus modifier le paysage des procurations signées par les copropriétaires. En ce sens, le domaine de la copropriété, comme plusieurs autres, a fait un grand pas en avant pour répondre aux besoins urgents créés par cette crise. Ces avancées technologiques semblent s’être installées pour de bon.
La loi
Les dispositions du Code civil du Québec restent très générales en matière de mandat, tout comme en matière de signature, laissant donc place à une grande latitude sur la question. De plus, les diverses technologies de l’information ont été encadrées par une loi spécifique qui permet d’en reconnaître la validité dans le domaine juridique. En ce sens, les tribunaux ont donc fait preuve d’une grande flexibilité quant aux différents supports de documents ainsi qu’à la reconnaissance de signatures électroniques dans les dernières années.
La procuration traditionnelle
C’est celle dite « classique », et la plus utilisée depuis la création du régime de la copropriété divise. Il s’agit bien sûr de la procuration papier remplie et signée manuscrite par le mandant. Encore valide aujourd’hui, elle peut parfois être moins pratique dans des contextes de distanciation sociale. En ce sens, il est à noter qu’une photo ou une photocopie de la procuration originale et transmise électroniquement est tout aussi valide que l’originale.
La procuration électronique
Celle-ci n’a pas à revêtir de forme précise et peut donc être utilisée de façon très polyvalente, comme une autorisation expresse par message texte ou par courriel, à condition que l’autorisation soit claire sur qui sont les personnes concernées par la procuration donnée, et qu’elle émane d’une source (numéro de téléphone ou adresse courriel) validée par le registre des copropriétaires que le syndicat détient.
La procuration avec signature numérique
Il s’agit de la même procuration, mais qui, cette fois, est accompagnée d’une signature numérique. Ce concept réfère au fait d’incorporer des éléments de chiffrement afin d’authentifier la personne qui la signe. Ce faisant, cette façon de faire augmente le niveau de sécurité, renforçant d’autant la fiabilité de la signature et la paix d’esprit en lien avec la validité de celle-ci. La loi attache d’ailleurs une présomption d’intégrité à cette dernière, contrairement à la signature électronique.
Indulgence!
Que vous déteniez une procuration ou que vous soyez un administrateur qui la reçoit, il est important de garder à l’esprit que la copropriété divise doit rassembler ses copropriétaires et non les diviser. En ce sens, il est impératif que les copropriétaires fassent preuve de compréhension envers les administrateurs en leur fournissant la meilleure qualité de procuration possible et en retour les administrateurs doivent faire preuve de flexibilité en acceptant toutes les formes de procurations acceptées par la loi à moins d’un doute sérieux sur leur légitimité.