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Mars 2021: retour sur 365 jours d’assemblées de copropriétaires en temps de pandémie

Plusieurs constats sont à faire, un an après le début de cette pandémie qui a brusquement bousculé les habitudes des copropriétaires.
L’émergence des assemblées sur plateformes virtuelles, due à l’impossibilité de les tenir en présentiel, a eu plusieurs effets sur le contenu des ordres du jour et, surtout, sur le contenu des assemblées de copropriétaires.

  • Tout d’abord, nous avons vu une plus grande participation de la part des copropriétaires de tous âges. En effet, le fait de pouvoir suivre une assemblée sans avoir besoin de se déplacer, cumulé au couvre-feu et au confinement général, ont permis à de nombreux copropriétaires de faire leur apparition pour la première fois à l’assemblée de copropriétaires.
  • Le virage numérique accéléré dans lequel se sont lancées toutes les copropriétés pour faire face à la pandémie a également permis de rejoindre des copropriétaires qui, par ailleurs, ne participaient pas à la vie de la copropriété parce qu’à l’étranger ou simplement non présents à la copropriété.
  • Les envois de la documentation du syndicat de copropriété (communiqué ou avis de convocation) par courrier électronique ont permis aussi de rejoindre un plus grand nombre de copropriétaires plus rapidement.
  • Le fait de tenir l’assemblée des copropriétaires sur plateforme virtuelle permet de mieux encadrer les interventions des copropriétaires et d’éviter de tomber dans des situations chaotiques où un copropriétaire monopolise une bonne partie de l’assemblée, comme cela a été le cas, malheureusement, dans certaines copropriétés en présentiel.
  • Ces assemblées sur des plateformes virtuelles ont permis aussi au syndicat de copropriété de limiter les coûts nécessaires relativement au déplacement des professionnels qu’ils désirent avoir dans le déroulement de leur assemblée de copropriétaires, que ce soit comptables, experts techniques, avocats ou présidents d’assemblées qui, tous, n’ont plus à considérer leurs frais de déplacement pour s’y rendre et peuvent, si tel est le cas, ne se brancher qu’au moment opportun.

Le contenu des assemblées de copropriétaires a aussi été modifié par les actions prises par le syndicat de copropriété (son conseil d’administration) pour faire face à la crise sanitaire.

  • Nous avons effectivement vu arriver, dans les ordres du jour des assemblées des copropriétaires, de nombreuses résolutions à ratifier par l’assemblée des copropriétaires au sujet de règlements de gestion adoptés en toute urgence par le conseil d’administration.
  • Des règles permettant également la tenue des assemblées sur des plateformes virtuelles même en temps de non-pandémie ont vu le jour, tout comme des règles visant l’envoi et la communication par courrier électronique au lieu des modes de transmission normaux. Aussi, de nombreuses copropriétés ont profité de leur passage sur plateforme virtuelle et de la rapidité avec laquelle les votes peuvent être pris et annoncés pour passer bon nombre de règlements qui étaient dus depuis un certain temps.
  • Toutes les copropriétés ont également dû revoir leur budget d’entretien. Leurs états financiers ont été affectés par la crise sanitaire : augmentation des frais d’entretien de l’immeuble et de désinfection des parties communes font légions dans les ordres du jour.
  • Tous les rapports des conseils d’administration ont également dû faire mention du report des travaux prévus durant la dernière année en raison du confinement, de l’empêchement d’entrer dans certaines parties de l’immeuble, de la cessation des activités du domaine de la construction pendant quelques mois et du retour des travailleurs de la construction qui a été concentré sur la livraison des immeubles neufs plutôt qu’aux travaux à faire sur les immeubles existants.
  • À cet égard, tous les budgets des copropriétés ont dû faire état d’une augmentation des travaux futurs basés sur des problèmes de rareté des matériaux, des préoccupations des entreprises concernées et de l’explosion du coût des matériaux.
  • Toutes les assemblées des copropriétaires ont dû traiter de la question de la fermeture des espaces communs, des décisions prises quant à la réouverture ou non de certains espaces communs et des conditions de réouverture, le cas échéant (piscine, gym, etc.). Il a parfois fallu expliquer aux copropriétaires la raison de l’absence de baisse des coûts d’entretien de ces espaces communs alors qu’il était interdit de les utiliser.
  • La question de l’abondance des livraisons et des colis a été également abordée dans la majorité des assemblées des copropriétaires auxquelles j’ai assisté. L’encombrement des espaces communs par le surcroît de livraisons, l’absence d’entreposage sécurisé, le vol de colis et les mesures prises par le syndicat de copropriété pour faire face à cette augmentation rapide et spontanée ont été traités ou seront à traiter dans les prochains mois par chaque syndicat de copropriété.
  • Finalement, les problèmes reliés à l’occupation à pleine capacité de l’immeuble, en raison du confinement, du télétravail et de l’impossibilité de se déplacer à l’extérieur ont également été mis sur la table. La pleine occupation de l’immeuble apporte son lot de problématiques, notamment quant aux bruits et aux odeurs.

En conclusion, il faut féliciter les conseils d’administration et leurs gestionnaires d’avoir su s’adapter si rapidement au défi créé par la pandémie mondiale et il demeure intéressant de voir les conséquences de ces changements et la persistance de celles-ci dans les mois et années à venir.

Me Marie-Cécile Bodéüs

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