Montréal, le 17 mars 2020,
À ma grande surprise, lorsque je suis devenue administratrice de ma copropriété, j’ai réalisé qu’il n’existait aucun procès-verbal des réunions du conseil d’administration ni aucune résolution écrite. Bien que l’obligation d’avoir des procès-verbaux de réunion du conseil d’administration existe déjà, l’entrée en vigueur de la Loi 16 va changer la donne pour les syndicats délinquants. 


Le nouvel article 1086.1 du Code civil du Québec prévoit en effet que « le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute décision prise au cours d’une réunion ou toute résolution écrite qu’il adopte, dans les 30 jours de la réunion ou de l’adoption de la résolution ».


Il y a donc deux moyens pour le conseil d’administration de consigner ses décisions par écrit : le procès-verbal ou la résolution écrite.


Lorsque les membres du conseil d’administration se réunissent, peu importe le nombre de propriétaires dans la copropriété, ceux-ci doivent avoir un ordre du jour de leur réunion et dresser un procès-verbal de celle-ci. Ce procès-verbal doit être transmis aux copropriétaires dans les 30 jours de la réunion. Voici quelques conseils. Le procès-verbal devrait :



  • Mentionner la date et l’endroit où s’est tenue la réunion.

  • Suivre les points indiqués à l’ordre du jour.

  • Mentionner administrateurs présents et ceux qui sont absents.

  • Mentionner le nom des personnes invitées qui assistent à la réunion. Par exemple, la ou le gestionnaire.

  • Il n’est pas nécessaire d’y inscrire le contenu des discussions. Si vous choisissez de le faire, se limiter à ce qui est essentiel pour comprendre la décision qui est prise.

  • Rédiger clairement la décision qui est prise en débutant la phrase par « il est résolu » ou « il est décidé ». Par exemple, s’il est décidé de déclarer une cotisation spéciale pour compléter le montant nécessaire pour changer les fenêtres de l’immeuble, le procès-verbal devrait le mentionner, ainsi que le montant total de la cotisation, le montant de la contribution de chaque unité (ce peut être en annexe s’il y a plusieurs unités) et la date prévue pour le paiement.

  • Si un administrateur le demande, mentionner son opposition à la décision prise.


La préparation d’un procès-verbal peut sembler un peu trop formaliste pour certains, surtout dans les petites copropriétés. C’est pourquoi la loi et la plupart des déclarations de copropriété prévoient la possibilité pour les conseils d’administration d’adopter des « résolutions écrites ». En ce cas, cette résolution écrite doit être transmise dans les 30 jours de sa signature. Mais qu’est-ce qu’une « résolution écrite »?


Une résolution écrite est un peu la partie « motifs de décision » et « décision » du procès-verbal. Nul besoin de suivre un ordre du jour. Si par exemple les membres du conseil d’administration se réunissent de façon informelle, ou encore, s’ils prennent une décision lors d’une conversation téléphonique, la façon de documenter cette prise de décision est au moyen d’une résolution écrite. Une résolution écrite ne contient que les motifs de la décision et la décision elle-même. L’important, pour qu’une telle résolution écrite soit valide, est qu’elle soit signée partousles administrateurs. Le texte de la résolution sera essentiellement le même que celui qui serait rédigé dans un procès-verbal. La résolution écrite est probablement le véhicule le plus approprié dans les petites copropriétés alors que les réunions et le processus décisionnel sont probablement souvent informels.


Les professionnels de de Grandpré Jolicoeur s.e.n.c.r.l. peuvent accompagner et aider les conseils d’administration à remplir leurs obligations.


Carole Fortier, avocate, LL.M. Droit des affaires, chez DEGRANDPRÉ JOLICOEUR