PROJET DE LOI 78
LOI VISANT À AMÉLIORER LA TRANSPARENCE DES ENTREPRISES
Le but ici est simplement de dissiper certains doutes sur le plan légal et de donner des références utiles concernant l’application du projet de loi 78, maintenant devenu la Loi visant à améliorer la transparence des entreprises¹, qui entre en vigueur le 31 mars 2023, particulièrement à l’égard des syndicats de copropriété. Pour une bonne analyse des nouvelles dispositions et leur application, on peut consulter le blogue de SOLUTION CONDO du 10 mars 2023, fort utile et complet sur le sujet².
La loi modifie la Loi sur la publicité légale des entreprises³ et propose des règlements d’application⁴. Deux des nouvelles obligations font l’objet des présentes, celle de divulguer les dates de naissance des administrateurs de syndicats, et celle concernant l’obligation de fournir leurs pièces d’identité.
L’entrée en vigueur du 31 mars et son application en pratique : Les vrais délais
Rien d’irrémédiable ne surviendra le 31 mars prochain! L’article 29 de la Loi contient les dispositions transitoires applicables.
Les syndicats qui produisent une déclaration de revenus
Pour les syndicats qui produisent une déclaration de revenus du Québec, la date à laquelle ils auront l’obligation de déclarer au Registraire des entreprises (REQ) la date de naissance des administrateurs, et lui fournir leurs pièces d’identité, sera à l’intérieur des six (6) mois suivant la fin de leur année financière⁵. Par exemple, pour une année se terminant le 31 décembre 2022, la date limite sera le 1er juillet 2023.
On dit de ces syndicats qu’il s’agit d’entreprises jumelées, au sens de la Loi sur les impôts, car ils déposent habituellement les deux déclarations (déclaration de revenu et mise à jour annuelle du REQ) en même temps.
Mais il y aura un hic cette année. Selon une directive du Registraire des entreprises, il ne sera pas possible pour les entreprises dites jumelées de produire leur déclaration de mise à jour annuelle au REQ à même leur déclaration de revenus, du moins pour la production après le 31 mars 2023, puisqu’il faudra cocher « non » aux boîtes 39 ou 436 du formulaire de déclaration⁶. La directive se lit ainsi :
« De plus, sur la première déclaration de revenus suivant l’entrée en vigueur des nouvelles obligations, les entreprises qui sont dites « jumelées » devront cocher « non » à la case 39 ou 436. Elles devront produire leur déclaration de mise à jour annuelle directement auprès du Registraire des entreprises pour déclarer les nouvelles informations. Après cette déclaration auprès du Registraire, les entreprises pourront de nouveau produire leur déclaration de mise à jour annuelle via la déclaration de revenus ».
Le délai pour tous les autres syndicats
Quant aux autres syndicats, soit ceux qui ne se considèrent pas tenus de produire une déclaration de revenus et qui produisent une déclaration annuelle séparément, ce n’est que lors de la production de leur prochaine déclaration de mise à jour annuelle qu’ils devront déclarer au Registraire des entreprises (REQ) la date de naissance des administrateurs et lui fournir leurs pièces d’identité.
Mise à jour après le 31 mars 2023, entre deux déclarations annuelles
Le nouvel article 68.1 de la Loi sur la publicité légale des entreprises, ajouté par l’article 14 de la Loi, prévoit que toute mise à jour doit contenir une copie d’une pièce d’identité à l’égard de chacun des administrateurs. Qu’en est-il de la date de naissance ?
Bien que l’article 29 de la Loi, comme disposition transitoire prévoit que l’obligation de fournir la date de naissance des administrateurs et leur carte d’identité n’entre en application que lors de la production de la première mise à jour annuelle suivant la date de l’entrée en vigueur (31 mars 2023) des dispositions qui les exigent, nous croyons plus sage de produire cette information lors de toute mise à jour d’une déclaration annuelle, i.e. : Ajout ou remplacement d’un administrateur.
Conservation des pièces d’identité
La copie de la pièce d’identité d’un administrateur qui aura été fournie sera conservée par le Registraire jusqu’à la date d’immatriculation (pour un syndicat nouvellement créé), ou jusqu’à la date de la mise à jour(production de la déclaration annuelle)⁸. Elle sera « ensuite » détruite conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels⁹ et à la Loi sur les archives¹⁰.
On présume ici que la pièce d’identité sera soit détruite par le feu ou déchiquetée ¹¹.
Quand ? Difficile à dire, évidemment. « Ensuite », nous dit le nouvel article 68.1 !
Quant aux obligations des conseils d’administration, gérants et gestionnaires de copropriétés, à l’égard de ces documents personnels que sont les pièces d’identité, il serait sage de les détruire, dès la publication au REQ des informations recueillies¹².
Soit dit en passant, cette obligation de produire les pièces d’identité ne s’applique qu’aux administrateurs. Sont donc exclus tout autre représentant du syndicat, i.e. : président ou secrétaire qui ne serait pas un administrateur¹³, fondé de pouvoir, gérant, mandataire, employé, etc.
Consultation des informations au REQ
L’information concernant la date de naissance d’un administrateur et obtenue par le Registraire ne pourra pas être consultée, du moins pas par le public, ni les professionnels¹⁴.
La version d’un extrait du REQ , soit une immatriculation ou une déclaration de mise è jour annuelle ou autre, disponible au public, ne sera donc pas la même que celle conservée par le Registraire.
Il en sera de même du domicile d’un administrateur, lorsqu’une adresse professionnelle aura été déclarée¹⁵. En vertu de l’article 11 de la Loi, le nouvel article 35.2 de la Loi sur la publicité légale permettra aux syndicats de déclarer une adresse professionnelle pour ses administrateurs. À titre d’exemple, un administrateur pourrait déclarer comme adresse professionnelle le bureau du syndicat, et non pas celle de son domicile.
Cependant, un administrateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse professionnelle, ce qui signifie que celui qui est administrateur de plusieurs syndicats (ou entreprises ou autres personnes morales ou sociétés), devra déclarer la même adresse professionnelle pour toutes les entités qu’il représente, s’il ne veut pas divulguer celle de son domicile¹⁶.
De plus, un huissier de justice pourra consulter les informations relatives au domicile de toute personne physique, donc celui des administrateurs ¹⁷.
Sur toutes les questions d’ordre général quant à ces nouvelles obligations, vous pouvez consulter le site Web du Registraire des entreprises du Québec, qui sera sans doute mis à jour en continu¹⁸.
Écrit par Me Champagne
¹ 2021, chapitre 19 des Lois du Québec
³ Chapitre 44.1 RLRQ
⁴ Voir, entre autres, le Projet de règlement publié le 21 décembre 2022 (Gazette Officielle, partie II, p. 7147ss., et le Projet de règlement du 18 janvier 2023 (Gazette Officielle, partie II, p. 143A, exemptant les syndicats de copropriété de l’obligation de divulguer des informations concernant les bénéficiaires ultimes, qui n’a de toute façon aucune application en copropriété).
⁵ Certains prétendent encore que les syndicats, qui sont pourtant des personnes morales, ne seraient pas tenus de produire une déclaration de revenus car ils n’ont aucun revenu imposable, mais la doctrine majoritaire est qu’ils y sont tenus; donc, on applique l’article 3 (1) du Règlement d’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises, qui oblige ces entreprises à produire leur déclaration 6 mois après la fin de leur année financière. Voir aussi la directive de Revenu-Québec.
⁷ Art. 3 (4) du même Règlement d’application.
⁸ Art. 14 de la Loi, ajoutant l’art. 68.1 à la Loi sur la publicité légale des entreprises.
⁹ RLRQ, chapitre A-2.1 (Voir les articles 63.1 et 73)
¹⁰ RLRQ, chapitre A-21.1
¹¹ Voir l’article 9 du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, RLRQ, chapitre A‑21.1, r.2
¹² C’est ce que SOLUTION CONDO suggère dans son blogue du 10 mars 2023 : https://solutioncondo.com/registre-des-entreprises-du-quebec-req-nouvelles-obligations-pour-fournir-des-pieces-didentite/
¹³ Le syndicat étant une personne morale, tout comme une compagnie, il est possible que les dirigeants (officiers) ne soient pas des administrateurs. Cette situation se voit plus souvent dans les compagnies ou sociétés commerciales.
¹⁴ Art. 17 de la Loi, ajoutant l’article 99.1 à la Loi sur la publicité légale
¹⁵ Idem, nouvel art. 99.1
¹⁶ Art. 11 de la Loi, ajoutant l’article 35.2 à la Loi sur la publicité légale, deuxième alinéa : « Une personne physique ne peut avoir qu’une seule adresse professionnelle aux fins de l’application de la présente loi. »
¹⁷ Idem, nouvel art. 99.1, deuxième alinéa