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Tout savoir sur le conseil d’administration

Le conseil d’administration est l’un des deux organes décisionnels de tout syndicat de copropriété, avec l’assemblée des copropriétaires. Jusqu’à l’élection d’un conseil d’administration au cours de l’assemblée de transition (au cours de laquelle le promoteur fait reddition de son administration), tous les documents et contrats auxquels le syndicat est partie sont habituellement signés par l’administrateur provisoire (choisi par le promoteur) ou toute personne désignée par lui.

La composition du conseil d’administration, les modalités de nomination des administrateurs, les conditions de leurs charges et les règles relatives aux réunions du conseil d’administration se trouvent au sein du règlement de l’immeuble.

LES DEVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DE SES MEMBRES

  • Devoirs généraux et déontologie

Le conseil d’administration représente les copropriétaires et agit dans le meilleur intérêt de la collectivité sur une base régulière. Chaque administrateur est mandataire du syndicat, il doit agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Le conseil d’administration est responsable de prendre les décisions majeures relatives à l’entretien de l’immeuble, aux finances de la copropriété, en plus de devoir s’assurer de faire respecter le contenu de la déclaration de copropriété, et de ses règlements adoptés au cours des assemblées subséquentes. Il fait assurer la destination de l’immeuble, des parties privatives et des parties communes.
Le conseil d’administration administre l’immeuble, il voit à sa conservation, sa garde et à l’entretien des parties communes de l’immeuble. Il voit à la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, y compris l’exécution de tous les travaux nécessaires à cet égard, y compris l’exécution de tous travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble (art. 1039 C.c.Q., tel que modifié depuis le 10 janvier 2020).
Lorsque les décisions qu’il doit prendre dépassent le cadre de ses connaissances, il doit s’appuyer de bonne foi sur l’opinion ou le rapport d’un expert qu’il mandate, à défaut de quoi les administrateurs pourraient se faire reprocher de ne pas avoir fait preuve de la diligence requise, et voir ainsi leur responsabilité engagée.
Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. Il doit s’assurer de dénoncer tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêt, c’est-à-dire dans une situation où il serait susceptible de privilégier ses propres intérêts par rapport à ceux de la collectivité. Toute dénonciation d’intérêt doit être consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.

  • Description des DEVOIRS habituellement imposés au conseil d’administration dans l’exécution de ses tâches :
    • Représenter le syndicat dans tous les actes civils, toutes médiations, arbitrages et dans toute action ou toute procédure en justice, ainsi que le pouvoir de désigner toute personne pour y représenter le syndicat;
    • Établir le budget, prévoyant la contribution des copropriétaires aux charges communes après avoir déterminé les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble, y compris les sommes afférentes aux servitudes affectant l’immeuble;
    • Constituer, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance affecté uniquement à ces réparations et remplacements.  Ce fonds doit être en partie liquide, disponible à court terme et son capital doit être garanti.  Il est la propriété du Syndicat et son utilisation est déterminée par le conseil d’administration;
    • Constituer un fonds d’auto-assurance, liquide et disponible à court terme.  Ce fonds est la propriété du Syndicat.  Il est affecté au paiement des franchises prévues par les assurances souscrites par le Syndicat.  Il est également affecté à la réparation du préjudice occasionné aux biens dans lesquels le Syndicat a un intérêt assurable, lorsque le fonds de prévoyance ou une indemnité d’assurance ne peuvent y pourvoir.  Le fonds d’auto-assurance est établi en fonction de ces franchises et d’un montant additionnel raisonnable pour pourvoir aux autres paiements auxquels il est affecté.  (bientôt obligatoire : voir Décret 442-2020 du 8 avril 2020).
    • Consulter l’assemblée des copropriétaires avant de décider de toute contribution aux charges communes ainsi que de toute cotisation spéciale;
    • Établir une comptabilité des recettes et déboursés effectués au cours de leur administration, et tenir tous les livres nécessaires à cette fin;
    • Ouvrir un ou des comptes dans une institution financière, au nom du syndicat et servant uniquement à ses opérations;
    • Acquitter les comptes et dépenses, et percevoir toute somme due;
    • Rendre un compte suffisamment détaillé de leur gestion aux copropriétaires, au moins une fois l’an;
    • Convoquer les assemblées de copropriétaires, dont l’assemblée annuelle des copropriétaires, dans les 90 jours de la clôture de l’exercice financier;
    • S’assurer de la tenue et de la conservation des registres, livres, rapports et certificats dont la loi et la présente déclaration de copropriété requièrent la tenue ou la conservation par le syndicat;
    • Tenir à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire, les procès-verbaux d’assemblées et des réunions du conseil d’administration, les résolutions écrites, la déclaration de copropriété, les règlements de l’immeuble et ses modifications, les copies de contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble (architecture, structure et mécanique), les certificats de localisation de l’immeuble s’ils sont disponibles, les états financiers, le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance, et tout autre document relatif à l’immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement;
    • Transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute décision prise au cours d’une réunion ou toute résolution écrite qu’il adopte, dans les 30 jours de la réunion ou de l’adoption de la résolution;
    • Embaucher, congédier et payer tut le personnel nécessaire;
    • Acheter, louer ou autrement acquérir des effets mobiliers;
    • Retenir les services professionnels, légaux, comptables, administratifs et autres qui peuvent être requis;
    • Contracter des assurances au nom du syndicat;
    • Voir aux réparations qu’un copropriétaire est obligé de faire et qu’il ne fait pas dans un délai raisonnable;
    • Répondre dans un délai de 15 jours à toute demande formulée un acheteur d’une fraction concernant l’état des charges communes dues par le copropriétaire vendeur;
    • Fournir, sur demande de l’acheteur d’une fraction et dans un délai raisonnable, les documents ou renseignements concernant l’immeuble et le syndicat qui sont de nature à permettre de donner un consentement éclairé;

En outre, le conseil d’administration doit voir à ce que tous les intervenants au sein de la copropriété (copropriétaires, administrateurs, prestataires de services, employés) se comportent avec courtoisie et respect. Toute situation de harcèlement peut avoir des conséquences majeures sur le syndicat qui risque de se voir poursuivi en responsabilité. C’est en particulier dorénavant le cas depuis le 1er janvier 2019 vis-à-vis des employés. Tout syndicat doit maintenant avoir une politique claire et connue en matière de harcèlement. Elle doit être disponible aux employés du syndicat et être transmise aux copropriétaires et autres occupants, voire les visiteurs. À défaut, le délai pour déposer une plainte de harcèlement psychologique au travail est passé de 90 jours à 2 ans depuis la dernière manifestation.

  • Description des POUVOIRS habituellement conférés au conseil d’administration :
    • En cas d’urgence, ordonner et faire effectuer tous travaux en vue d’assurer la sauvegarde matérielle de l’immeuble, d’une de ses composantes ou d’une de ses parties privatives ou communes;
    • Emprunter les sommes nécessaires afin d’assurer la conservation de l’immeuble;
    • Décider de tout acte d’acquisition ou d’aliénation immobilière et décider de la constitution de droit réel ou de tout bail sur une partie commune ou une fraction appartenant au syndicat;
    • Approuver tout contrat relatif à l’entretien et la réparation des éléments communs de l’immeuble, la durée maximale du contrat étant habituellement indiquée à la déclaration de copropriété;
    • Confier à un gérant tout ou partie de l’administration courante de la copropriété;
    • Décider d’adhérer à une association de syndicats de copropriété;
    • Demander au tribunal d’enjoindre à un copropriétaire ou à un occupant de se conformer à la déclaration de copropriété;
    • Demander la résiliation d’un bail ou d’un prêt à usage d’une partie privative dans les cas prévus par la loi;
    • Intenter toute action fondée sur un vice caché, un vice de conception ou de construction de l’immeuble ou un vice du sol, le tout selon la loi;
    • Puiser à même le fonds de prévoyance pour défrayer les coûts d’exécution des travaux de remplacement et de réparations majeures des parties communes;
    • Adopter et mettre en vigueur des règlements de gestion, autres que des règles des jouissance des parties communes et privatives et des modifications au règlement de l’immeuble, sauf à les faire ratifier par les copropriétaires à l’assemblée qui suit cette adoption.

LE DEVOIR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE FAIRE RESPECTER LE CONTENU DE LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ

Bien souvent, un conseil d’administration va choisir de fermer les yeux sur une infraction à la déclaration de copropriété car il la considère de peu d’importance et qu’il ne veut pas apparaître comme jouant la police dans l’immeuble. Quoique l’intention puisse apparaitre louable, elle va souvent finir par une dégradation des standards et du caractère de l’immeuble par un élargissement de la pratique illicite ou encore un élargissement d’autres pratiques tout aussi illicites, jusqu’au point où pour rétablir la situation il en coûtera de nombreux efforts voire de l’argent au syndicat.

Les solutions qui se présentent à tout conseil d’administration sont les suivantes :

  • Recours en injonction;
  • Dans la mesure où le règlement de l’immeuble le permet :
    • Imposition de pénalités;
    • Remboursement des honoraires d’avocat et/ou d’experts engagés par le syndicat;

Les solutions vis-à-vis de tout copropriétaire en défaut de payer ses charges communes :

  • Imposition d’intérêts
  • Inscription d’une hypothèque légale et recours hypothécaire (contre la propriété) ou recours personnel (contre le copropriétaire);
  • Dans la mesure où le règlement de l’immeuble le permet :
    • Remboursement des honoraires d’avocat et/ou d’experts engagés par le syndicat;
    • Perte du bénéfice du terme pour le reste de l’année financière.

UN PETIT GUIDE DES MEILLEURS PRATIQUES DE TOUT CONSEIL D’ADMINISTRATION :

À FAIRENE PAS FAIRE
– Communique régulièrement avec les copropriétaires et occupants, transmets ses décisions dans les 30 jours aux copropriétaires;
– Suivre et faire respecter la déclaration de copropriété de manière continue et sans distinction;
– Agit dans le meilleur intérêt de la collectivité;
– Réponds aux questions et demandes raisonnables et légitimes des copropriétaires;
– Analyse de manière diligente les contrats de réparation, maintenance, etc.; Surveille les finances de la copropriété;
– Compare les soumissions reçues de tous contracteurs et refuse tous avantages; 
– Ne communique pas auprès des copropriétaires, ces derniers ne sachant pas quelles décisions sont prises et pour quel motif;
– Ne fait pas respecter la déclaration de copropriété, ou bien la fait respecter avec un trop de zèle et sans apporter une réponse graduelle par rapport à la faute commise;
– Agit au-delà de ses pouvoirs, adopte des règlements sur la jouissance de l’immeuble et des clauses pénales sans les faire dûment approuver en assemblée des copropriétaires;
– Ignore les questions et demandes des copropriétaires, ou bien y répond de manière menaçante;
– Harcèle les copropriétaires et occupants;
– Crée des distinctions de traitement entre les copropriétaires de l’immeuble;
– Agit pour son propre intérêt ou dans l’intérêt d’un tiers qu’ils cherchent à favoriser;
– Signe aveuglément les contrats relatifs à l’immeuble sans vérification préalable ni sans comparaison entre plusieurs soumissions;

Me Bruno Bourdelin

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