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Démarrage d’un syndicat, quésako?

Un syndicat ; qu’est-ce que c’est?

Que vous soyez nouveau copropriétaire, promoteur ou gestionnaire, la même question se pose : qu’est-ce qu’un syndicat des copropriétaires et comment l’opérer? Le syndicat est une personne morale constituée en vertu du Code civil du Québec (« C.c.Q. »). Elle a l’objet (art. 1039 C.c.Q.) : la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun. Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.

Il est ici référé à l’immeuble détenu en copropriété divise. Le syndicat n’a donc pas – on peut le constater à la lecture du texte – un objet limité aux parties communes. Il porte aussi sur les parties privatives. Qu’il s’agisse par exemple d’autoriser des travaux dans une unité privative pouvant avoir des répercussions sur les parties communes ou encore d’assurer la totalité de l’immeuble incluant les parties privatives, la juridiction du Syndicat ne s’arrête pas à la porte de votre appartement.

Un syndicat ; quand est-il créé?

Le syndicat est créé par la publication au registre foncier de la déclaration de copropriété. Ses droits et obligations existent dès cette date. Bien qu’il soit tenu de s’immatriculer (au registre des entreprises du Québec et de maintenir les informations y figurant, cette immatriculation n’a aucune incidence sur l’existence du syndicat. Ce n’est pas cette immatriculation qui créé le syndicat. Elle n’a pour objet que de porter cette information à la connaissance de tous. En pratique, il est possible de connaître et de mettre à jour en ligne plusieurs informations utiles dont les nom et adresse du syndicat, les noms et adresses des membres du conseil d’administration ainsi que l’historique y afférents. Il est aussi rapidement possible de voir si l’information fournie a été mise à jour au moins annuellement tel que requis.

Ce n’est pas non plus le contrôle qu’exerce le promoteur sur le syndicat qui détermine son existence. Dans la plupart des cas, le syndicat est ou devrait être dès le jour administré par un administrateur unique qui est un représentant du promoteur. Est considéré comme promoteur (art. 1093 C.c.Q.) : celui qui, au moment de l’inscription de la déclaration de copropriété, est propriétaire d’au moins la moitié de l’ensemble des fractions ou ses ayants cause, sauf celui qui acquiert de bonne foi et dans l’intention de l’occuper une fraction pour un prix égal à sa valeur marchande.
Le fait est qu’au fur et à mesure des ventes des différentes fractions, que le promoteur vienne à perdre la propriété de 50% des fractions n’a pas pour effet de créer le syndicat. Ce fait peut, en revanche, entrainer l’obligation de convoquer et de tenir une assemblée destinée à faire la transition entre cette administration provisoire et un conseil d’administration généralement composé de 3 à 5 membres élus par l’assemblée des copropriétaires. De la même manière, l’ouverture d’un compte bancaire ou encore la conclusion des autres contrats nécessaires à l’administration et au fonctionnement du syndicat ne sont que des conséquences de la création du syndicat.

L’administrateur provisoire : qui est-il?

Dans la plupart des cas, c’est la déclaration de copropriété qui va nommer une personne physique pour administrer de manière provisoire le syndicat. Cette administration provisoire devrait cesser dans le cas prévu à l’article 1104 C.c.Q. qui se lit comme suit : Dans les 90 jours à compter de celui où le promoteur d’une copropriété ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires, le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des copropriétaires pour la nomination d’un nouveau conseil d’administration. Si l’assemblée n’est pas convoquée dans les 90 jours, tout copropriétaire peut le faire.

Cette période d’administration provisoire peut en pratique durer quelques mois jusqu’à quelques années. Pensons, par exemple, au cas d’un projet de copropriété où le promoteur conserve pour toutes sortes de raison une majorité (en valeur relative) d’unités en location. Dans une telle situation, on pourrait croire que le promoteur va conserver indéfiniment le contrôle sur l’administration du syndicat. Pour éviter cette situation, un mécanisme de réduction des voix est prévu de façon à assurer à terme une transition. L’un des articles clés à cet égard est l’article 1092 C.c.Q. :
1092. Le promoteur d’une copropriété comptant cinq fractions ou plus ne peut disposer, outre les voix attachées à la fraction qu’il occupe, de plus de 60% de l’ensemble des voix des copropriétaires à l’expiration de la deuxième et de la troisième année de la date d’inscription de la déclaration de copropriété.
Ce nombre est réduit à 25% par la suite.

Concrètement, une fois trois années passées depuis la publication de la déclaration de copropriété, le promoteur deviendra minoritaire en termes de voix à l’assemblée des copropriétaires. Pourquoi? La Cour d’appel du Québec a fourni à quelques occasions une description des risques inhérents au cumul des fonctions entre administration provisoire du syndicat et promotion immobilière : Dans le contexte particulier de la mise place d’une copropriété divise, les devoirs de l’administrateur de la société qui œuvre à titre de promoteur s’avèrent exigeants. Le cumul des rôles de promoteur et d’administrateur du syndicat accroît ses obligations en raison du conflit d’intérêts découlant de ce double rôle. En ces cas, l’administrateur ne peut favoriser les intérêts de la société œuvrant à titre de promoteur au détriment de ceux du syndicat et des copropriétaires : Bien que ce soit « son » projet et « son » argent, ce n’est pas son syndicat ni son immeuble. Il ne peut agir à titre de seul propriétaire, mais uniquement à titre d’administrateur du bien d’autrui. Il ne peut transgresser les règles qu’il a lui-même fait inscrire à la déclaration de copropriété ou celles prévues à la loi pour réduire ses frais, favoriser ses ventes, aider ses amis ou trouver du travail à son beau-frère[1].

La Cour supérieure du Québec a, de son côté, fourni des exemples concrets de problématiques à éviter ou à surveiller : L’extrait qui suit illustre concrètement en quoi les intérêts du promoteur et ceux du syndicat de copropriétaires, bien que le promoteur en fasse partie dans la phase initiale d’un projet, peuvent s’opposer :
Le promoteur/premier administrateur d’une copropriété est dans une situation délicate : la ligne est mince entre son intérêt comme copropriétaire et son intérêt comme promoteur. Prenons un exemple. Le promoteur doit facturer aux premiers copropriétaires des charges communes pour l’immeuble; pour procéder, il utilisera généralement le budget prévisionnel remis avec la note d’information sur l’immeuble. Qu’en est-il cependant si la réalité des véritables dépenses afférentes à l’immeuble est différente, supérieure à l’estimation faite? Le promoteur s’abstiendra sans doute d’augmenter les charges, alors qu’il pourrait se faire accuser d’avoir faussement représenté le coût réel des charges pour promouvoir la vente des unités. Il préfèrera laisser les charges telles quelles – ce qui, au surplus, lui profite si plusieurs de ses unités ne sont pas encore vendues -, accumulant ainsi un déficit au détriment des copropriétaires.

Alors que le promoteur est responsable des vices de construction des parties communes, l’administrateur du syndicat est tenu de veiller à ce que l’immeuble soit réparé, pour ensuite poursuivre les responsables (promoteur, constructeur, architectes, ingénieurs); est-il possible de penser qu’un promoteur/administrateur, surtout au stade crucial de la fin de la construction, ne sera pas tenté de minimiser ou même de cacher les vices de l’immeuble ou encore de faire assumer le coût de leur réparation par les copropriétaires?

Enfin, on peut sérieusement se demander comment le promoteur peut espérer remplir son rôle d’administrateur du syndicat devant prendre des mesures sévères pour faire respecter la déclaration par les copropriétaires, alors que ceux-ci sont ses clients qui viennent de lui verser des centaines de milliers de dollars. De même, le promoteur pourra difficilement résister à l’envie de priver l’immeuble d’un stationnement de visiteur ou d’une case de rangement, pour en donner l’usage exclusif à l’acheteur de son dernier appartement, qui n’achètera que si on lui fournit un tel avantage[2].

L’administration du Syndicat : quels sont les gestes à poser?
Une fois élu ou nommé pour agir sur le conseil d’administration, il faudra concrètement opérer le Syndicat et garder en tête les obligations d’un administrateur :

  • Agir dans les limites de son mandat (art. 321 C.c.Q.).
    • Un administrateur doit notamment ne pas empiéter sur les compétences de l’assemblée des copropriétaires;
  • Agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté (art. 322 C.c.Q.).
    • Un administrateur doit notamment reconnaître les limites de ses compétences et savoir se faire entourer des ressources professionnelles requises (comptable, évaluateur agréé, étude de fonds de prévoyance ou carnet d’entretien, avocat ou notaire, etc.).;
  • Ne pas confondre les biens de la personne morale avec les siens et faire un usage adéquat de l’information transmise (art. 323 C.c.Q.).
    • Les sommes accumulées pour le budget courant ou encore pour alimenter le fonds de prévoyance ou le fonds d’autoassurance ne doivent pas être laissées entre les mains d’un seul ou d’un tiers (ex. gestionnaire). La double signature est un minimum;
  • Respecter les règles relatives à la gestion des conflits d’intérêts (art. 324 C.c.Q.).
    • Dans ces situations, l’administrateur devra le dénoncer au procès-verbal et se retirer des délibérations et du vote (art. 325 C.c.Q.).

Pour opérer, le syndicat il faudra, avec le cas échéant l’aide d’un gestionnaire (art. 1085 C.c.Q.) :

  • Immatriculer et mettre à jour les informations requises au registre des entreprises du Québec;
  • Cotiser les copropriétaires après les avoir dûment consultés sur le budget (art. 1072 C.c.Q.) ou les cotisations spéciales (art. 1072.1 C.c.Q.) et ouvrir des comptes bancaires pour transiger les affaires du Syndicat et placer les sommes correspondant aux fonds de prévoyance et au fonds d’autoassurance (art. 1070.1 C.c.Q.);
  • Souscrire aux polices d’assurances exigées par la Loi (art. 1073 C.c.Q.) et la déclaration de copropriété et faire évaluer la valeur à neuf de reconstruction de l’immeuble en ayant recours au service d’un évaluateur agréé;
  • Faire procéder à une étude du fonds de prévoyance et alimenter en conséquence un fonds de prévoyance (art. 1071 C.c.Q.) et bâtir un carnet d’entretien (art. 1070.2 C.c.Q.);
  • Convoquer et tenir les réunions du conseil d’administration et les assemblées des copropriétaires;
  • Rédiger et notifier les procès-verbaux ou les décisions de l’assemblée des copropriétaires et du conseil d’administration dans le délai requis de 30 jours (art. 1086.1 et 1102.1 C.c.Q.);
  • Tenir des registres de copropriété complets et à jour et permettre la consultation et fournir copie des documents permis et notamment assurer la préservation des renseignements personnels (art. 1070 et 1070.1 C.c.Q.).

L’équipe De Grandpré Jolicoeur prend en charge toutes les étapes de la naissance juridique du futur syndicat. Nous vous apportons le soutien et le suivi requis pour livrer l’immeuble idéal aux copropriétaires. Pour plus d’informations, consultez notre rubrique traitant du démarrage de syndicat de copropriété.


[1] Syndicat de copropriété de Villa du golf c. Leclerc
[2] Syndicat RN1 c. La Schiazza

Me Clément Lucas

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