Politique de confidentialité
La présente politique s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1) et plus particulièrement fait suite à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (C-25) et son article 3.2, qui vise à répondre aux préoccupations et enjeux entourant la confidentialité des données personnelles, de leur collecte à leur destruction détenue par les entreprises du secteur privé.
De Grandpré Jolicoeur s.e.n.c.r.l. prend à cœur le respect et la confidentialité de votre vie privée et tous les membres du cabinet (collectivement désignés « DJC ») s’assurent de protéger vos renseignements personnels et s’engagent à se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.
Notre politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») a pour but de vous exposer les pratiques concernant la collecte personnelle, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des renseignements personnels, lorsque vous retenez nos services professionnels ou utilisez notre site Internet, et quels sont vos droits à cet égard.
La présente Politique ne vise pas à assurer la protection des renseignements personnels fournis à une tierce personne par l’entremise des hyperliens provenant du site Internet de DJC, lesquels sont des sites indépendants. DJC n’assume pas la responsabilité à l’égard de tels sites et nous vous invitons à consulter leurs propres politiques avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.
Les coordonnées de la personne responsable du traitement des renseignements personnels et de la protection des renseignement personnels est Me Clément Lucas qui peut être rejointe aux coordonnées suivantes : confidentialité@djclegal.com.
1. L’IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS COLLECTÉS ET COMMENT ILS SONT RECUEILLIS
DJC recueille les renseignements personnels qui sont nécessaires et obligatoires à l’exercice de son mandat professionnel dans le cadre de ses opérations et de la gestion de ses affaires, ou dans le cadre du processus d’embauche, tels :
1.1 Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, adresse, courriel et numéro de téléphone;
1.2 Copie de vos cartes d’identité (passeport, permis de conduire, carte d’assurance-maladie, etc);
1.3. Des renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de notre prestation de services, notamment sur d’autres parties engagées ou impliquées dans une transaction, l’exécution d’un contrat, une opération ou une poursuite judiciaire, témoins, ou autres personnes reliées;
1.4 Des renseignements que vous fournissez dans le cadre de notre prestation de services, incluant des renseignements personnels sensibles qui pourraient nous être communiqués, tels que votre origine raciale ou ethnique, votre état de santé ou votre orientation sexuelle;
1.5 Votre adresse de facturation ou vos informations bancaires;
1.6 Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae;
1.7 Des renseignements reliés à vous ou votre entreprise qui nous offrez ou fournissez des services;
1.8 Des renseignements que vous nous communiquez par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit ou tout autre renseignement transmis dans le cadre de conversations ou rencontres tenues avec nos professionnels;
1.9 Des renseignements obtenus lors de formations ou autres événements;
1.10 Lorsque vous naviguez sur notre site Internet ou complétez des formulaires ou demandes en ligne;
1.11 Il est aussi parfois possible que les renseignements soient recueillis auprès de sources extérieures telles des institutions financières, promoteurs et/ou agents immobiliers lors d’opération immobilière, compagnies d’assurance, organismes ou registres gouvernementaux, comptables et autres conseillers professionnels, témoins dans le cadre de litige et autres parties impliquées dans les mandats qui nous sont confiés.
2. CONSENTEMENT AU RECUEIL DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
DJC utilise et divulgue des renseignements personnels lorsque vous y donnez votre consentement ou interagissez avec nous pour solliciter des services juridiques, compléter un formulaire sur notre site Internet ou répondez à une offre d’emploi, sauf dans les cas où la loi ne l’exige pas.
En communiquant avec DJC, en naviguant sur notre site Internet ou en nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, et tel que requis ou autorisé par la loi.
Pour plus de clarté, vous consentez à l’utilisation de témoins (« cookies ») lors de votre navigation sur notre site Internet, lesquels ne sont utilisés que pour améliorer le service personnalisé dont vous pouvez bénéficier.
Les cookies utilisés ne recueillent pas de renseignements pouvant vous identifier, mais plutôt des renseignements généraux nous permettant de connaître vos pages favorites. Vous pouvez refuser les cookies en modifiant les paramètres d’acceptation de votre navigateur Internet. Si vous refusez ces cookies, il est toutefois possible que votre navigation en soit affectée.
3. L’USAGE ET LA DIVULGATION
DJC utilise et divulgue les renseignements personnels que pour les fins identifiées à la présente Politique et seulement lorsqu’il en a obtenu le consentement, sauf dans les cas où la loi l’exigerait.
Aussi, DJC ne divulgue aucun renseignement protégé par le secret professionnel, à moins que nous n’ayez renoncé à ce privilège, que nous ayons obtenu votre accord ou dans les cas où la loi l’exigerait.
De façon générale, vos renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes :
3.1 Procéder aux recherches de conflits afin de déterminer si DJC peut vous représenter;
3.2 Vous fournir des services juridiques et autres services connexes (par exemple, des formations);
3.3 Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous;
3.4 Veiller au respect de nos obligations juridiques, professionnelles et réglementaires;
3.5 Veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation, l’administration des comptes clients et la gestion de nos dossiers;
3.6 Recruter du personnel et des membres du collectif;
3.7 Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.
Au sein de DJC, vos renseignements personnels sont uniquement accessibles aux membres de notre cabinet (employés, mandataires, avocats et notaires).
DJC peut aussi faire appel à des tiers fournisseurs de services mandatés pour gérer certains aspects de ses activités commerciales notamment les fournisseurs de services technologiques et informatiques et d’hébergement infonuagique.
Ces tiers mandatés sont tenus aux mêmes obligations de confidentialité afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.
Les renseignements personnels recueillis par DJC sont hébergés dans un environnement sécurisé conforme aux normes fixées par les ordres professionnels (Barreau du Québec et Chambre des Notaires du Québec) auxquels DJC est assujetti.
4. LA RÉTENTION DES INFORMATIONS ET STOCKAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations juridiques, déontologiques et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
5. VOS DROITS
Vous disposez des droits suivants :
5.1 Le droit à la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels;
5.2 Le droit d’accéder et de faire rectifier vos renseignements personnels;
5.3 Le cas échéant, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels;
5.4 Le cas échéant, votre demande d’accès à vos renseignements personnels doit être faite par écrite et transmise à votre avocat ou notaire de DJC, avec copie à l’adresse courriel suivante : confidentialité@djclegal.com. Il est possible que l’on vous demande de nous transmettre des renseignements préalables nous permettant de vous identifier avant de fournir les renseignements demandés. La demande sera habituellement traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception, à moins d’un avis écrit de notre part précisant qu’un délai additionnel soit nécessaire.
Si vous souhaitez nous poser une question en lien avec notre politique sur la protection des renseignements personnels, contactez-nous ici.
