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Les 10 erreurs du conseil d’administration les plus fréquentes en copropriété divise

Pour certains, siéger sur le Conseil d’administration du syndicat de leur copropriété représente une expérience enrichissante. Pour d’autres, c’est plutôt par dépit qu’ils ont hérité de ce rôle. Dans tous les cas, nul ne sait à quoi s’attendre en se lançant dans cette aventure.

Administrer sans être bien informé ou en prenant certains aspects à la légère peut mener à une séquence d’événements malheureux ou pire, au litige. Voici la liste des 10 erreurs les plus fréquemment observées par les avocats en droit de la copropriété et quelques bonnes pratiques à considérer pour les éviter.  

  1. Ne pas connaître sa déclaration de copropriété

Document légal parfois rédigé de façon complexe, la déclaration de copropriété demeure toutefois la base de la copropriété et contient des définitions et des précisions importantes qui pourront facilement répondre à bon nombre d’interrogations. De plus, la partie réservée au règlement de l’immeuble gagne à être connue de tous puisqu’elle aura une grande incidence sur tous ses copropriétaires, leurs droits et leurs devoirs.

Astuce : Assurez-vous que votre déclaration de copropriété, et surtout les règlements d’immeuble à jour, soient facilement accessibles aux administrateurs et à tous les copropriétaires.

Pourquoi ne pas prendre un moment pour en faire vous-même la lecture dans les prochains jours pour bien comprendre l’information qui s’y trouve en vous référant, au besoin, à un expert tel un gestionnaire, un avocat ou un notaire par exemple.

Vous pouvez également envoyer un courriel à tous les copropriétaires une fois par an avec ce document en pièce jointe et une invitation à le relire. Vous pouvez également en profiter pour mettre l’accent sur quelques sections que vous trouvez pertinentes. Tout le monde en bénéficiera!

  1. Ne pas différencier les parties privatives des parties communes

Les parties communes, les parties communes à usage restreint et les parties privatives répondent à trois régimes juridiques différents. Le syndicat de copropriété est responsable des deux premiers alors que chaque copropriétaire est responsable de sa propre partie privative. Effectivement, les copropriétaires sont avant tout des propriétaires, et non des locataires, et ce statut vient donc avec certaines responsabilités !

Astuce : Les copropriétaires sont souvent plus à l’affut de leurs droits que de leurs responsabilités. Il est important de prendre le temps de les sensibiliser à ces dernières. Prenez un moment pour rappeler ou faire prendre conscience des responsabilités qui incombent aux copropriétaires peut contribuer à prévenir bien des malentendus.

Pourquoi ne pas partager des articles sur le sujet ou prévoir un moment pour les informer et les sensibiliser sur le sujet lors de la prochaine assemblée?

  1. Par souci d’économie, ne pas consulter un expert

Chercher à tout prix à vouloir régler certains problèmes à l’interne sans s’appuyer sur l’avis d’un expert peut souvent mener à des problèmes plus graves ensuite. Mieux vaut prévenir que guérir en requérant l’avis d’un professionnel afin d’éviter les ennuis, mais aussi pour protéger sa responsabilité en démontrant que tous les moyens raisonnables ont été pris afin de régler la situation.

Astuce : Assurez-vous d’avoir une liste d’experts en qui vous avez confiance et auxquels vous aimez demander conseil dans tous les domaines qui touche la copropriété. (Toiture, plomberie, structure, système d’aération et de climatisation, droit immobilier, etc.)  Certains d’entre eux connaissent l’historique de l’immeuble, ce qui peut être un atout. De cette façon, vous saurez rapidement vers qui vous tourner le moment venu et ainsi éviter de vous-même vous improviser expert puisque votre rôle est seulement d’administrer.

  1. Chercher à tout prix à ne pas augmenter les frais de condo

Une idée préconçue est à l’effet que de présenter un budget sans augmentation des frais de condo est une bonne gestion, efficace et économe. Le conseil d’administration pense ainsi apaiser les copropriétaires… Toutefois, non seulement une légère augmentation reflétant l’inflation est tout à fait normale, mais aussi un conseil d’administration doit-il prévoir toutes les dépenses requises pour faire face à l’application des nouvelles lois et au vieillissement de l’immeuble.

Astuce : Quelques mois avant la préparation du budget, prévoyez la visite d’experts pour discuter des points importants concernant l’entretien de l’immeuble, les finances, les changements au niveau de la réglementation, etc. Ces aspects pourraient contribuer à l’augmentation significative des frais de condo.

Si une augmentation importante est envisagée, commencez à communiquer en ce sens quelques moi en avance afin de préparer les copropriétaires aux annonces financières plus difficiles. Ces annonces sont certes inconfortables et toutefois nécessaires et responsables.

  1. Mal utiliser le fonds de prévoyance

Le fonds de prévoyance est prévu et encadré par la loi, et doit servir des intérêts bien précis pour conserver tous les fonds nécessaires pour assurer la pérennité de l’immeuble. Le fonds ne doit servir qu’à payer les dépenses, prévues, de réparations majeures et de remplacement des parties communes et des parties communes à usage restreint, rien d’autre. Il ne faut évidemment pas non plus s’en servir pour renflouer un budget de fonctionnement courant mal monté.

Même s’il est parfois tentant de s’en servir pour d’autres dépenses, il ne faut pas y céder!

  1. Négliger l’administration et la structure de la copropriété

L’immeuble est conçu pour durer plusieurs décennies et de ce fait, la copropriété divise est sans contredit un projet de longue haleine. En ce sens, plusieurs documents prévus par la loi doivent être organisés, tenus et mis à jour pour assurer un entretien et une sauvegarde du bâti : le registre de la copropriété dans son intégralité, tous les règlements d’immeuble votés par l’assemblée des copropriétaires, le carnet d’entretien, le registre des attributions des parties communes à usage restreint : tous sont nécessaires à une bonne et saine gestion. Tâche nécessitant temps et organisation, la tenue des registres et la structure du conseil d’administration sont essentielles pour que l’immeuble traverse l’épreuve du temps.

Astuce : Ne jamais perdre de vue que le rôle des administrateurs est d’assurer la pérennité de l’immeuble.  Tenir les bons documents à jour afin de laisser une trace et faciliter toutes les décisions prises dans 5, 10 ou 15 ans constitue une bonne façon de prendre ses responsabilités en ce sens.

N’oubliez donc pas de dresser la liste de tous ces documents et vous assurer qu’ils soient continuellement mis à jour et facilement accessibles pour l’ensemble des administrateurs et leur relève, notamment au moyen des outils numériques de plus en plus présents ce jour.

  1. Voir le conseil d’administration comme un club social

Les administrateurs peuvent certainement faire de belles rencontres et avoir du plaisir ensemble en gouvernant la copropriété. Toutefois, l’objectif du conseil d’administration demeure la santé de l’immeuble. À cet effet, il est primordial qu’il soit composé à la fois d’administrateurs expérimentés et moins expérimentés. Chaque administrateur a le devoir d’assurer une saine transition de la gouvernance malgré la fin de son mandat et il est donc nécessaire de prévoir des modalités d’élection du conseil en ce sens.

Astuce : Pourquoi ne pas prendre un moment pour regarder le nombre d’années d’expérience des administrateurs et identifier où se situe votre copropriété par rapport à ce point. C’est également un moment pour réfléchir à un processus pour planifier de saines transitions, voire même envisager un règlement prévoyant un roulement des administrateurs pour éviter les sièges vides? N’attendez pas à l’assemblée annuelle pour valider que certains copropriétaires sont intéressés à prendre la relève.

  1. Ne pas communiquer assez avec les copropriétaires

Les copropriétaires doivent avoir accès à l’information et être des intervenants actifs de la copropriété. Leurs droits ne se limitent pas à la participation à une assemblée une fois l’an ! Le conseil d’administration devrait communiquer régulièrement avec ses copropriétaires pour atteindre la transparence de l’information et l’efficacité d’administration. C’est d’ailleurs ce que reflètent les nouvelles lois en imposant désormais l’obligation de leur transmettre les procès-verbaux des réunions.

Astuce : Avoir un babillard, créer une Infolettre, créer un Groupe Facebook ou un simple courriel mensuel suffit à tenir les copropriétaires informés, à les sensibiliser ou à les mobiliser. Avez-vous un canal pour communiquer avec eux sur une base régulière?

  1. Participer à l’hystérie d’une gestion de sinistre

Un sinistre par l’eau ou le feu peut facilement devenir un événement perturbant et source de stress pour l’administration et les copropriétaires impliqués. En tant qu’administrateur, il est de la première importance de comprendre les lois et le mécanisme des assurances en copropriété afin de pouvoir réagir convenablement à un dégât et ne pas se laisser submerger par les avis et les interprétations de tous les intervenants. Être bien informé est l’ingrédient essentiel d’une résolution efficace et rapide du sinistre.

  1. Ne pas comprendre les implications d’être administrateur

Être administrateur n’est pas une mince tâche. Celui-ci devra toujours avoir à l’esprit l’intérêt de l’immeuble dans toutes ses décisions et subira même parfois la pression de certains copropriétaires. La loi lui impose des responsabilités grandissantes afin de toujours atteindre une meilleure gestion et un meilleur entretien de l’immeuble. Pour en  comprendre toutes les implications et les tâches, l’administrateur sera toujours gagnant à se tenir informé, ce qui lui simplifiera grandement la vie tout au long de son mandat, qu’il soit court ou long!

Astuce : Prendre son rôle de copropriétaire au sérieux et ne pas assumer tout connaître. Faire des lectures et des formations en ce sens. Les administrateurs devraient avoir accès aux experts lorsqu’ils sont dans le doute et ne pas hésiter à aller chercher le soutien nécessaire, à différents niveaux. 

Vous pouvez prendre RV gratuitement pour une rencontre de 15 minutes avec un avocat expert en copropriété pour poser vos questions en lien avec votre déclaration de copropriété en cliquant ici.

Pour la liste de nos formations sur les meilleures pratiques en lien avec la copropriété, c’est par ici.

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