L'assemblée de copropriétaires:
le rendez-vous annuel en copropriété
Table des matières
Qui peut convoquer l'assemblée des copropriétaires ?
L’assemblée des copropriétaires est convoquée par le conseil d’administration au moins une fois par an ou à tout moment s’il en existe un besoin. L’assemblée des copropriétaires peut également être requise par des copropriétaires si ceux-ci représentent 10 % des voix de l’ensemble de la copropriété[1] ou s’ils représentent une majorité différente prévue par la déclaration de copropriété. Dans ce dernier cas, le conseil d’administration aura alors 21 jours pour convoquer ladite assemblée des copropriétaires. À défaut, les signataires de cette demande pourront la convoquer eux-mêmes aux frais du syndicat de copropriété.
Qui est convoqué à cette assemblée annuelle ?
Lorsqu’il y a convocation d’une assemblée des copropriétaires, il y a obligation de convoquer tous les copropriétaires. Ainsi, s’il existe plusieurs copropriétaires par unité, ils devront tous être convoqués. Dans certains cas, plus exceptionnels, il faudra également convoquer certains créanciers hypothécaires si ceux-ci en ont spécifiquement avisé le syndicat de copropriété. Doivent également être convoqués, les mandataires pour qui le syndicat a reçu en bonne et due forme un mandat, que ce soit un mandat général ou encore, un mandat concernant la capacité de la personne.
Quels sont les délais à respecter pour la tenue d'une assemblée ?
L’assemblée annuelle des copropriétaires doit être tenue à l’intérieur des délais prévus par la déclaration de copropriété. S’il s’agit d’une assemblée spéciale, elle peut être tenue à tout moment durant l’année. Il est à noter cependant que le défaut de tenir l’assemblée dans les délais et/ou aux dates prévues à la déclaration de copropriété, ne semble pas être sanctionné par la loi. Toute déclaration de copropriété prévoit un délai entre la convocation et la tenue de l’assemblée des copropriétaires qui doit être respecté. Cet avis est d’au moins dix jours mais peut être, dans certaines déclarations, augmenté à 15 jours préalablement à la date fixée pour la tenue de l’assemblée des copropriétaires. En tout temps, on ne peut convoquer une assemblée de copropriétaires plus de 45 jours avant la date prévue de celle-ci. Sous réserve des règles spécifiques à l’assemblée des copropriétaires tenue sur plate-forme virtuelle dont nous traiterons ci-après, l’assemblée se tient dans la ville ou à l’endroit prévu dans la déclaration de copropriété.
Qu'est-ce qu'un avis de convocation ? et quelles informations doit-il contenir ?
La convocation se fait par l’envoi de documents aux personnes ci-haut énumérées dans la section « Qui est convoqué ? ». L’avis de convocation est la lettre invitant les copropriétaires à une date fixée à tenir une assemblée de copropriétaires. Il doit être accompagné du bilan de la copropriété, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget provisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et/ou des règlements de l’immeuble et d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposés et tous travaux projetés.
Ainsi, de façon obligatoire annuellement, le minimum des documents qui devront être envoyés avec l’avis de convocation sont:
- bilan de la copropriété ;
- état des résultats de l’exercice écoulé ;
- état des dettes et créances ;
- budget provisionnel ;
- modalités essentielles de tout contrat de travaux projetés ;
- formulaire de procuration.
Dans le cas où aucun projet de règlement ou de modification à la déclaration de copropriété n’est soumis au vote par l’assemblée des copropriétaires. En effet, il s’agit des points qui doivent être traités par toutes assemblées générales annuelles des copropriétaires. S’il s’agit d’une assemblée spéciale, seuls les points faisant l’objet de l’assemblée spéciale devront se retrouver à l’ordre du jour avec les documents correspondants. Il est à noter que le défaut de faire parvenir ces documents avec l’avis de convocation lors de l’assemblée, emportera l’impossibilité pour les copropriétaires de statuer sur les points dont traitent ces documents. Bon nombre de copropriétés oublient de faire parvenir avec les documents d’avis de convocation la note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et tous travaux projetés. S’agissant d’une note, ce document n’a pas à être un document très élaboré mais doit lister les contrats et les travaux avec le nom du ou des personnes qui ont été choisies pour la réalisation, les dates de réalisation et les montants si ceux-ci sont disponibles.
Cet avis de convocation et les documents l’accompagnant doivent évidemment être envoyés à tous les copropriétaires incluant ceux qui ont perdu leur droit de vote pour défaut de payer leurs charges communes depuis plus de trois mois. Dans ce cas spécifique, l’avis de convocation indiquera le défaut et la possibilité de remédier au défaut pour pouvoir récupérer son droit de vote lors de l’assemblée des copropriétaires.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour ? et comment doit-il être structuré ?
Un ordre du jour de base d’une assemblée de copropriétaires doit couvrir les points suivants :
- vérification du quorum ;
- élection des officiers de l’assemblée ;
- présentation du bilan, état des résultats de l’exercice écoulé et de l’état des dettes et créances ;
- consultation sur le budget prévisionnel ;
- élection du conseil d’administration. ;
- varia.
Cet ordre du jour de base peut, en tout temps, être complété par des demandes spécifiques selon les besoins de la copropriété, par exemple, des modifications règlementaires, des modifications à l’acte constitutif, des travaux nécessitant l’approbation de l’assemblée, etc. Tout copropriétaire qui reçoit son avis de convocation, ordre du jour ainsi que les documents l’accompagnant a cinq jours de la réception pour demander que certains points soient ajoutés à l’ordre du jour. Outre le délai qui lui est imposé pour qu’il y ait une demande d’ajout d’un point à l’ordre du jour, il faut que ce point puisse faire l’objet d’un vote de la part de l’assemblée des copropriétaires.
Si le point qui est requis d’ajouter par le copropriétaire ne nécessite pas de vote ou encore n’est pas de la compétence de l’assemblée des copropriétaires, le conseil qui reçoit telle demande n’aura pas à y donner suite. S’il ne s’agit pas de points à voter, tout copropriétaire, même sans faire de demande, peut, lors de l’assemblée poser toute question portant sur la copropriété. Le point « varia » d’ailleurs à la fin de l’assemblée consiste à la dernière possibilité pour le copropriétaire de poser toute question ou soumettre tout commentaire au conseil d’administration qui n’aurait pas déjà été répondu dans le cadre de l’assemblée des copropriétaires.
Ainsi, lorsque le conseil d’administration reçoit dans les délais prescrits une demande recevable d’ajout d’un point à l’ordre du jour, il devra faire parvenir, avant l’assemblée des copropriétaires, un ordre du jour modifié aux copropriétaires en tenant compte de cet ajout.
Assister ou donner procuration pour une assemblée
La présence lors de l’assemblée des copropriétaires peut se faire en personne ou par procuration. Le copropriétaire qui ne peut se présenter lors d’une assemblée des copropriétaires peut, en tout temps, remettre une procuration pour qu’une autre personne copropriétaire, administrateur ou non, puisse voter en son nom lors de l’assemblée des copropriétaires.
Bien que ce pourrait être souhaitable, il n’existe pas de façon de limiter le nombre de procurations pouvant détenir une seule et même personne. Ainsi, dans certains cas, une seule personne pourrait détenir à elle seule la majorité des voix et décider seule des décisions pertinentes lors d’une assemblée des copropriétaires.
À l’ouverture de l’assemblée des copropriétaires, les copropriétaires présents et représentés par la voix de leurs représentants signent le registre des présences[2].
Obligation d'atteindre le quorum pour débuter une assemblée
Pour qu’une assemblée puisse se tenir et débuter, il y a obligation d’y avoir quorum, c’est-à-dire la présence en personne ou par procuration d’une majorité de voix de l’ensemble de la copropriété.
Il apparaît important de rappeler que les copropriétaires votent en tout temps selon la quote-part (valeur relative) qu’ils représentent aux termes de la déclaration de copropriété. Lorsque l’assemblée n’a pas quorum à la date et heure prévues à l’avis de convocation, toutes les déclarations de copropriété contiennent un délai d’attente afin de permettre d’atteindre ou non le quorum et de débuter l’assemblée. La plupart des déclarations prévoient un délai de 30 à 60 minutes. Advenant l’écoulement de ce délai octroyé par la déclaration de copropriété et devant le fait de ne toujours pas avoir atteint le quorum, cette assemblée devra être remise dans un délai, encore une fois, prévu dans la déclaration de copropriété. Un avis devra être donné à tous les copropriétaires de la nouvelle date prévue. À cette nouvelle assemblée où les trois quarts des membres présents ou représentés y constitueront automatiquement le quorum, permettant ainsi à une assemblée de pouvoir se tenir dans tous les cas lors de cette dernière tentative[3]. Advenant le cas où l’assemblée a quorum, celle-ci peut donc s’ouvrir et le premier point qui devra être traité est l’élection des officiers de l’assemblée qui sont principalement le président et le secrétaire d’assemblée. Le président d’assemblée a comme rôle, de voir au respect de l’ordre du jour et à la validité des décisions qui sont prises.
Certaines déclarations de copropriété peuvent émettre des conditions qui doivent être respectées par la personne désireuse de présider l’assemblée des copropriétaires comme, notamment, le fait d’être propriétaire d’une unité. L’élection du président d’assemblée se fait à la majorité des voix présentes ou représentées lors de l’assemblée. Le même vote s’applique au secrétaire d’assemblée qui, quant à lui, est chargé de la prise de notes aux fins du procès-verbal d’assemblée des copropriétaires. Encore une fois, la déclaration de copropriété peut prévoir des conditions à atteindre pour être élu secrétaire d’assemblée. Une fois ces officiers élus, l’ordre du jour va être traité point par point par le président d’assemblée. Lorsqu’un vote sera nécessaire, il appartiendra au président d’assemblée de déterminer la majorité de votes à atteindre pour chacun des points et de déclarer, après le vote, si cette décision a valablement été prise ou non par l’assemblée des copropriétaires. La prise de votes se fait généralement à mains levées à l’exception évidemment des assemblées prises sur une plate-forme virtuelle où le vote se fait à l’aide d’un bulletin électronique. Cependant et selon, encore une fois, les termes prévus à la déclaration de copropriété, il est possible pour un certain nombre de copropriétaires de requérir que le vote se fasse par écrit.Il apparaît important de rappeler que les copropriétaires votent en tout temps selon la quote-part (valeur relative) qu’ils représentent aux termes de la déclaration de copropriété.
Dans ces circonstances, le président d’assemblée devra procéder au vote écrit par la remise de bulletins de vote et, encore une fois, le vote écrit se fera selon les quotes-parts afférentes à chacune des unités.
Le ou les copropriétaires qui ont perdu leur droit de vote pour le non-paiement des charges communes ne peuvent pas voter lors des différents votes qui sont soumis à l’ordre du jour.
Afin de ne pas considérer leur votre, le total des voix qu’ils représentent est ainsi soustrait du total des voix de la copropriété.
Dans l’ordre du jour de base qui a été déterminé plus haut, les deux seuls points soumis au vote sont l’élection des officiers des assemblées qui se font à la majorité des voix de même que l’élection des membres du conseil d’administration qui se fait également par la majorité présentes ou représentées.
Bien que le quorum soit nécessaire pour ouvrir et débuter l’assemblée des copropriétaires, il n’existe pas d’obligation de le vérifier en temps continu, une fois que celle-ci est ouverte. Cependant, si un ou des copropriétaires requièrent qu’il y ait recomptage du quorum, le président devra l’effectuer et ajourner une assemblée qui ne détient plus quorum.
Il est également à noter que selon l’article 1091 du Code civil du Québec dans les petites copropriétés comptant moins de cinq fractions, une disposition particulière s’applique lorsqu’un copropriétaire dispose d’un nombre de voix supérieur à la moitié de l’ensemble des voix des copropriétaires.
Le nombre de voix dont il dispose alors lors de l’assemblée est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée et ce, afin d’éviter qu’il contrôle l’entièreté de la destinée de la copropriété.
Tenir une assemblée des copropriétaires sur plateforme virtuelle
Dans le cadre des mesures sanitaires émises par le gouvernement pour contrer la pandémie COVID-19, un décret gouvernemental a permis la tenue des assemblées des copropriétaires sur plateforme virtuelle durant la pandémie que ces copropriétés bénéficient ou non d’un règlement leur permettant d’agir ainsi.
Il apparaît donc important d’adopter pour le futur un règlement permettant la tenue des assemblées sur plate-forme virtuelle pour pouvoir continuer à bénéficier, si tel est le désir de la copropriété, de cette possibilité, une fois les règles sanitaires et la pandémie derrière nous.
Lorsque la copropriété décide de tenir une assemblée sur plate-forme virtuelle, la copropriété doit s’assurer que la plate-forme choisie respecte toutes et chacune des règles ci-haut mentionnées quant à la convocation, l’ordre du jour, le respect des droits de vote, quorum, etc. Ce procès-verbal n’est pas un compte-rendu de l’assemblée des copropriétaires mais un état des décisions qui ont été prises lors de l’assemblée des copropriétaires et des majorités qui ont été obtenues.
Ce procès-verbal devra être signé tant par le président d’assemblée que par le secrétaire d’assemblée et devra être remis à tous les copropriétaires dans les 30 jours de la tenue de l’assemblée des copropriétaires.[4]
Demander l'annulation d'une décision prise lors de l'assemblée
Le Code civil du Québec prévoit à son article 1103 qu’il est possible pour tout copropriétaire dans les 90 jours de la tenue de l’assemblée des copropriétaires de demander l’annulation d’une ou des décisions qui ont été prises par l’assemblée des copropriétaires.
Pour ce faire cependant, le copropriétaire devra déposer une procédure judiciaire à la Cour dans le délai de 90 jours et, il faudra qu’il prouve que la décision qu’il conteste remplit une ou des conditions ci-après :
Article 1103 C.c.Q. Tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de modifier une décision de l’assemblée si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.
L’action doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 90 jours de l’assemblée. Le tribunal peut, si l’action est futile ou vexatoire, condamner le demandeur à des dommages-intérêts. Il s’agit de la seule façon de contester une décision qui est prise par l’assemblée des copropriétaires.
Par Me Marie-Cécile Bodéüs.