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Assemblées virtuelles ou en présentiel ?

Les bouleversements de la dernière année ont forcé les administrateurs de copropriétés divises à revoir leurs méthodes. En effet, alors que la traditionnelle assemblée générale annuelle des copropriétaires s’est toujours faite en personne, l’urgence sanitaire ainsi que la distanciation physique ont exigé une réorganisation immédiate afin de respecter la loi, menant donc à l’assemblée virtuelle. Le gouvernement a d’ailleurs entériné cette façon de faire par décret le 26 avril 2020. Or, bien qu’aujourd’hui les rassemblements ne soient plus interdits, la question se pose à savoir si le retour en présentiel est de mise ou si l’assemblée virtuelle doit perdurer.

Organisation et gestion

Plusieurs syndicats peuvent témoigner des nombreux avantages de la tenue de l’assemblée en virtuel. Tout d’abord, mentionnons la facilité et la rapidité d’organisation et de gestion : il est désormais inutile de passer d’innombrables appels afin de trouver et de réserver la salle parfaite, celle qui sera à proximité, assez grande pour accueillir tous les copropriétaires, mais aussi adaptée et contenant tous les équipements nécessaires, et ce, sans même parler des coûts pour ce faire ! De plus, l’assemblée virtuelle permet de partager tous les documents à l’écran en temps réel afin de permettre à tous ses participants de suivre la discussion de façon claire et continue. Enfin, les assemblées en présentiel pouvaient souvent s’étirer, devenir très longues et inefficaces (et même pénibles !) en présence de nombreuses interruptions ou de perturbateurs. Or, la majorité de ces irritants peuvent être évités grâce aux assemblées virtuelles, puisque la prise de parole peut être encadrée bien plus facilement qu’en présentiel. Il est donc possible de tenir des réunions plus efficaces et donc souvent, moins longues, tout en permettant aux copropriétaires d’être entendus comme il se doit.

Accès élargi et fluidité pour tous

Autre aspect non négligeable, notre réalité moderne a rendu les copropriétaires de plus en plus mobiles, de plus en plus occupés et donc de moins en moins faciles à joindre ! Or, l’assemblée virtuelle permet de rassembler facilement tous les copropriétaires, dont plusieurs n’auraient tout simplement pas pu participer en présentiel, mentionnons notamment les copropriétaires à l’extérieur ou ceux à mobilité réduite. En effet, il est désormais possible de se connecter à partir de n’importe quel appareil numérique, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un même un téléphone intelligent, et ce, où que vous soyez, incluant à l’autre bout du globe si c’est le cas ! Ce moyen simplifie donc grandement la vie des copropriétaires et facilite du même coup l’obtention du quorum vu la fluidité et la facilité d’accès pour tous. De plus, il est même possible de mettre de côté l’aspect plus technologique, puisque la plateforme permet de participer et de voter par téléphone au besoin, ne laissant donc aucun copropriétaire pour compte, peu importe leur âge, leurs connaissances ou leurs ressources disponibles.

Sécurité, rapidité, fiabilité

Finalement, pourquoi les plateformes spécialisées plutôt qu’un autre logiciel générique permettant la communication en simultané comme Zoom ou Skype ? Un aspect majeur est celui de la sécurité : en effet, quoi de plus important que d’assurer la sécurité et la confidentialité de tout l’immeuble ainsi que de chacun de ses copropriétaires ? La plateforme spécialisée offre une connexion renforcée grâce à un système d’authenticité simple ou double permettant de confirmer que la personne qui s’y connecte est bien celle concernée. Bien que ces mesures ne soient pas infaillibles, la sécurité y est largement supérieure à celle offerte par les autres moyens de communication en général. Ensuite, les avantages des plateformes spécialisées sont nombreux puisqu’ils ont été conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des assemblées en copropriété divise. D’abord, la prise de présence instantanée permet de connaître le décompte du quorum en temps réel et en toute transparence pour tous les membres présents. En plus d’obtenir des statistiques précises sur les présences, la plateforme permet de gérer toutes les questions de votes, de quotes-parts et d’indivisaires, incluant les procurations, de façon tout aussi rapide et efficace. Tout le processus de l’assemblée s’en trouve donc simplifié, en plus d’assurer l’anonymat des votes et de permettre la sauvegarde des informations. Le vote numérique s’est d’ailleurs révélé tellement efficace que plusieurs copropriétés ont procédé à de nombreux votes durant une seule et même assemblée virtuelle, ce qu’ils n’auraient jamais pensé faire durant les traditionnelles assemblées en présentiel avec vote à main levée !

Me Marie-Cécile Bodéüs

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