Est-ce vraiment le retour des assemblées en présentiel?

Depuis le 23 juin 2021, soit la publication du Décret 885-2021, et suivant les arrêtés ministériels subséquents, il est désormais possible de tenir une assemblée des copropriétaires en présentiel rassemblant un maximum de 250 personnes.

Mais attention! Vous devez en tout le temps vous assurer que vos préparatifs à la convocation d’une telle assemblée se fassent en conformité avec les consignes sanitaires imposées par le gouvernement au Québec. Après tout, même si l’ensemble du Québec est sur le palier d’alerte de la zone verte, nous sommes encore au milieu d’une pandémie mondiale!

Les consignes à respecter lors de la tenue d’une assemblée des copropriétaires en présentiel :
• Un maximum de 250 personnes peut s’y réunir;
• Une distance minimale d’un (1) mètre doit être maintenue entre chaque personne;
• Le port d’un couvre-visage est obligatoire en tout le temps, sauf lorsque les participants sont assis et qu’ils maintiennent une distance minimale d’un (1) mètre;
• Les participants doivent demeurer assis en tout le temps durant l’assemblée;
• Les participants peuvent seulement se réunir dans une salle louée ou une salle communautaire mise à la disposition de quiconque.
En pratique, suivant les consignes qui précèdent, nous sommes d’avis que les gestionnaires et/ou les organisateurs d’une telle assemblée doivent entre autres réfléchir sur la manière de faire un vote, lorsque celui-ci ne se ferait pas à main levée (la passation des bulletins de vote faite dans le passé semble être à proscrire), ou sur la façon de donner le droit de parole aux participants sans qu’ils ne puissent se déplacer vers un micro sur pied au centre de la salle, comme il en était l’habitude à l’ère pré pandémique.
Les gestionnaires ou les organisateurs doivent s’assurer de ne pas admettre les récalcitrants ne portant pas un couvre-visage ou de refuser l’accès aux participants lorsque la capacité maximale de personne permise est atteinte. Le non-respect des consignes sanitaires peut engager la responsabilité des organisateurs, donner lieu à des constats d’infraction et/ou être passibles d’amendes.
Nous recommandons fortement aux gestionnaires ou organisateurs d’une assemblée en présentiel de tenir, outre le registre des présences habituel, un deuxième registre de l’ensemble des participants en y consignant leurs noms, numéros de téléphone et adresses électroniques. Ce dernier registre devrait demeurer strictement confidentiel et seulement être communiqué à une autorité de santé publique en cas d’éclosion. Le même registre devra être détruit dans les 30 jours de la tenue de l’assemblée, pour préserver la confidentialité et le respect à la vie privée des participants.
Nous émettons également une réserve quant à l’utilisation d’une salle communautaire à l’intérieur d’un immeuble en copropriété, puisque les décrets et arrêts ministériels semblent mettre l’accent sur une salle louée ou mise à la disposition du public.

Nous sommes d’opinion que ces récentes consignes gouvernementales ne permettraient pas encore aux copropriétés, pour le moment, de tenir aussi aisément des assemblées en présidentiel auxquelles ils étaient habitués. Force de constater que cette pandémie demande un peu d’ingéniosité et beaucoup d’adaptation de la part de tous!

Me Xiang Xiao et Me Marie-Cécile Bodéüs