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La sensibilité des données personnelles

L’ère du numérique a rendu le fait de garder sa vie privée de plus en plus complexe pour tout le monde. Effectivement, nous n’avons souvent d’autres choix que de partager de plus en plus de données, incluant nos coordonnées et autres informations personnelles, sans toutefois savoir où se retrouveront celles-ci, à quoi serviront elles, qui y aura accès et si elles seront vraiment en sécurité… Le syndicat de copropriété n’est pas étranger à ce phénomène puisque la collecte de certaines données des copropriétaires est essentielle au bon fonctionnement de la copropriété.

Ce que dit la loi

La saine et efficace gestion de l’immeuble requerra indubitablement que le syndicat se trouve en possession de nombreuses informations sur ses différents copropriétaires, que ce soit dans le cadre de ses opérations, par exemple en lien avec les cotisations aux charges communes, ou en lien avec la loi, par exemple quant à son obligation de constituer un registre des copropriétaires. Les informations colligées iront des plus banales, tels les noms et adresse postale, en passant aux plus privées telles les fréquentations et habitudes, et allant jusqu’aux plus sensibles telles les informations bancaires. La vie en copropriété divise comporte le consentement implicite des copropriétaires qui choisissent de s’y établir et en ce sens, le syndicat pourra collecter toutes les informations qu’il jugera nécessaires à la bonne gestion de l’immeuble, à condition qu’elles soient recueillies de façon licite.

Les bonnes pratiques

Quelles qu’elles soient, le syndicat a l’obligation légale de ne pas les partager les informations personnelles de ses copropriétaires à qui que ce soit sans le consentement de ceux-ci. Toutefois, les obligations du syndicat ne s’arrêtent pas là puisqu’il a également le devoir de protéger des tiers les informations qu’il détient. En ce sens, le conseil d’administration ne doit pas hésiter à s’adresser à un conseiller juridique afin de mettre en place une politique de gestion des données personnelles. Cette politique pourra comprendre plusieurs mesures dont le fait de restreindre l’accès aux informations les plus délicates uniquement aux personnes dont celles-ci sont indispensables, de les conserver dans un bureau sous clef, de prévoir des sauvegardes sécuritaires, la destruction des informations qui ne sont plus requises, etc. De plus, bien que les copropriétaires ne puissent refuser de partager certaines de leurs informations nécessaires à la bonne gestion de l’immeuble, ils ont le droit de savoir de quoi il en retourne. En ce sens, il est suggéré de faire preuve du plus de transparence possible, par exemple en faisant parvenir aux copropriétaires un avis quant à la conservation de leurs données personnelles et leur utilisation. Bien qu’assez rare, les copropriétaires pourraient également demander à consulter leur dossier personnel, mais pas celui des autres copropriétaires. La sensibilité liée aux données personnelles requerra de faire preuve de discrétion et de jugement en tout temps. En effet, en tant que copropriétaire, administrateur ou gestionnaire, une plus grande sensibilisation face aux données personnelles est toujours gagnante !

Me Ludovic Le Draoullec

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