Qu’il soit en version papier « traditionnelle » ou numérique, le registre de la copropriété divise, propre à chaque immeuble, est encadré par la loi et doit être tenu à la disposition des copropriétaires pour leur consultation selon certaines modalités qui pourront être déterminées par le conseil d’administration.
Une copropriété divise nécessite temps et organisation, incluant le fait de tenir à jour toute sa structure administrative dont le registre fait partie. À chaque fois qu’une unité est vendue, le registre des copropriétaires doit être mis à jour, tout comme un nouveau locataire qui emménage doit être ajouté au registre des locataires. Tout renouvellement de contrat en lien avec l’immeuble doit être ajouté au registre du bâtiment.
Le registre de la copropriété papier est non seulement laborieux à tenir à jour, mais nécessite également d’imprimer constamment les mêmes documents afin d’être représentatif de la situation actuelle, ce qui n’est ni pratique, ni écologique ! Aujourd’hui, que ce soit par fichier partagé, via un réseau intranet ou une application, les divers moyens numériques mis à disposition permettent de tenir tous les documents à jour, rapidement et facilement. La consultation desdits documents est également simplifiée puisque le registre numérique permet une consultation immédiate et délocalisée, et ce, pour tous les copropriétaires. De plus, les informations vitales pour la copropriété sont d’autant plus en sécurité puisque désormais à l’abri de catastrophe imprévisible tels un incendie ou un dégât d’eau.
Attention toutefois au partage d’information ! En effet, bien que le partage soit désormais rapide et facile, toutes les informations ne sont pas bonnes à partager. Bien que la loi prévoie un registre des copropriétaires contenant nom et adresse postale, celui-ci ne doit pas contenir toutes autres informations personnelles, ni celles des occupants (locataires, conjoints, etc.), à moins de consentement exprès de leur part. Alors qu’il est primordial de respecter la vie privée des copropriétaires, toutes les informations sur l’immeuble n’ont pas besoin d’être dévoilées à tous non plus. Pour cette raison, il est recommandé d’avoir un registre numérique partagé à la disposition des copropriétaires et un second registre non partagé qui contiendra le reste des informations. Dans les deux cas, il faudra prévoir une sécurité suffisante, c’est-à-dire des sauvegardes automatiques, par exemple sur une plate-forme en ligne (de type « cloud »), ainsi que des mots de passe ou une authentification pour y accéder. Le registre de la copropriété contient non seulement des informations confidentielles sur les copropriétaires, mais également certaines informations pouvant être jugées sensibles en lien avec l’immeuble et pour cette raison il est donc essentiel de les protéger convenablement.