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L’envoi de l’avis de convocation par voie numérique

L’avis de convocation est encadré par la loi et de ce fait, certaines formalités doivent être respectées afin d’en s’assurer sa validité. Le Code civil du Québec tire donc les grandes lignes en régissant la fréquence de l’assemblée, mais également certaines dispositions en lien avec la convocation de celle-ci, dont les délais minimaux et maximaux pour ce faire, les éléments que doit contenir l’avis, le fait qu’il doit être envoyé par écrit et finalement la possibilité pour les copropriétaires d’ajouter des points à l’ordre du jour. Or, ces dispositions ont été écrites de façon très générale et permettent une large interprétation. Reviendra ensuite à la déclaration de copropriété d’en régir les termes afin d’en fixer les règles quant à son exécution effective.

Méthodes pouvant être adaptées

L’avantage de cette façon de faire permet à chaque immeuble d’avoir ses propres méthodes et délais, cette flexibilité permettant donc de s’adapter à chaque copropriété. Effectivement, les préférences varient d’un endroit à un autre, en fonction de la destination de l’immeuble, de l’âge de ses résidents, de la grandeur de la copropriété, etc. Alors que la majorité des déclarations de copropriété à ce jour ont prévu certains délais spécifiques et des envois postaux, il est toujours possible de voter des règlements par tous les copropriétaires afin d’en changer les termes. Dans les dernières années, de plus en plus de copropriétés ont aménagé des règlements permettant des moyens de communication et des avis de convocation électroniques et les plus récentes déclarations de copropriété comprennent généralement ces nouvelles méthodes d’entrée de jeu. Toutefois, il faut aussi prévoir une autre alternative si l’envoi électronique s’avère impossible, ce qui est également possible de la même façon.

Les avantages de la technologie

Effectivement, les bénéfices procurés par les récentes technologies ne sont plus à prouver quand il s’agit de communication et les avis de convocation d’assemblée ne font pas exception. Le temps de préparation et d’envoi s’en trouvent grandement réduits lorsqu’il est possible de transmettre le tout simplement par quelques clics de souris plutôt que d’avoir à organiser des centaines de pages de documents papiers dans des enveloppes devant toutes être timbrées avant de se rendre au bureau de poste.

Dans la même foulée, le temps et les coûts de la main-d’œuvre ainsi que les frais d’envois sont également réduits en plus de contribuer aux efforts de sauvegarde de l’environnement! D’autant plus que les envois électroniques par courriel sont reconnus comme étant fiable depuis longtemps. Ceux-ci éliminent donc les quelques jours nécessaires aux envois postaux en plus de permettre de joindre même les copropriétaires à l’extérieur. En effet, avec le temps les modalités de travail se sont diversifiées et de plus en plus de gens possèdent plusieurs propriétés, que la copropriété ne soit qu’un pied-à-terre pour certains, ou que le copropriétaire possède un chalet éloigné ou une maison d’été dans un autre pays, il est désormais possible de les joindre beaucoup plus efficacement et sans tracas. Les copropriétaires sont de plus en plus difficiles à joindre et il est essentiel en ce sens de s’adapter afin que tous reçoivent leur avis de convocation conformément à la loi.

Me Ludovic Le Draoullec

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