Les 12 travaux de l’attestation

SILENCE. CA TOURNE. ACTION !

Par Toutatis, l’attestation du syndicat de copropriété vient tout juste de naître et les esprits déjà se déchainent autour du document.
Prenons un instant pour dénouer les impasses et les idées folles en passant simplement à travers les 12 questions que chacun se pose.

• L’attestation du syndicat est-elle obligatoire ?

Oui, il s’agit d’un document que le syndicat doit établir et remettre à tout copropriétaire vendeur qui le demande conformément à l’article 1068.1 CcQ. Le syndicat ne peut pas y échapper.

• Dans quel délai l’attestation doit être remise?

Le syndicat a l’obligation de remettre l’attestation au copropriétaire vendeur dans un délai de 15 jours suivant une demande écrite du copropriétaire vendeur. Ce délai est similaire à celui à l’intérieur duquel le syndicat doit faire état, à un acheteur qui le demanderait, des arrérages de charges communes en vertu de l’article 1069 C.c.Q.

• À quelle fréquence le syndicat va-t-il dresser une attestation?

Le syndicat doit remplir, dater et signer une attestation autant de fois qu’il y a de transactions dans l’année. L’attestation n’est pas un document annuel, mais un document personnalisé. De la même façon que depuis des années, le syndicat ne produisait pas un formulaire DRCOP une seule fois par année, le syndicat doit produire et remettre l’attestation à chaque transaction immobilière.

• L’attestation doit-elle être adoptée en assemblée des copropriétaires?

Absolument pas. Rien dans la loi ou le règlement n’exige un vote ou une ratification du document par l’assemblée des copropriétaires.

• Qui remplit, date et signe l’attestation?

C’est au conseil d’administration de s’occuper de ce document en le remplissant, le datant et le signant.  Il est préférable qu’un membre en règle du conseil d’administration élu soit en charge de cette tâche. Toutefois, le gestionnaire de copropriété peut bien entendu remplir le document et, s’il en a le pouvoir aux termes de son contrat ou de son mandat, le dater et le signer en prenant bien soin d’indiquer son nom et sa qualité.

• L’attestation est-elle payante?

Alors que la Loi prévoit expressément que la consultation par un copropriétaire du Registre de copropriété se fait « moyennant des frais raisonnables » et que la demande par un acheteur de documents et renseignements au syndicat se fait « aux frais de celui-ci », elle est muette à ce sujet pour ce qui est de l’attestation. Ni l’article 1068.1 ni le Règlement d’application ne prévoit que des frais soient payables au syndicat afin d’obtenir cette attestation. Curieux écueil du législateur avec lequel il faut composer : ainsi, afin de charger de tels frais, le syndicat devra adopter un règlement à cet effet, au risque de contredire le législateur qui ne prévoit pas spécifiquement l’imposition de tels frais.  A noter que plusieurs déclarations de copropriété le prévoient déjà.

• Le gestionnaire de copropriété peut-il charger des frais au syndicat pour l’attestation?

Toute prestation complémentaire d’un gestionnaire de copropriété, en sus de la prestation régulière, est habituellement facturée en surplus au syndicat. Si le gestionnaire remplit l’attestation (en la datant et signant ou pas), il rend un service additionnel qu’il peut facturer au syndicat. Sans règlement d’immeuble prévoyant l’imputation de ces frais directement au copropriétaire vendeur, c’est la collectivité qui en assumera le coût.

• L’attestation fait-elle partie du Registre de la copropriété?

Non. L’attestation étant un document unique dressé pour une unité à un moment donné, elle n’est pas un document destiné à être conservé au Registre de la copropriété.

• Quelles sont les informations générales que l’on doit mentionner dans l’attestation?

Plusieurs informations obligatoires de l’attestation sont de nature générale et plutôt « statiques » durant tout un exercice financier :

le montant total des contributions aux charges communes exigées des copropriétaires par le conseil d’administration lors des 3 années précédentes (article 10(2) du Règlement);

le montant total des contributions aux charges communes payées par les copropriétaires lors des 3 années précédentes (article 10(2) du Règlement);

le montant du surplus ou du déficit annuel apparaissant aux 3 derniers états financiers de la copropriété (article 10(4) du Règlement);

le budget prévisionnel de l’année en cours (article 10(5) du Règlement);

une mention à l’effet que le syndicat est le titulaire des polices d’assurance auxquelles il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil (article 10(6) du Règlement);

le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat (article 10(7) du Règlement);

la description sommaire des inspections et expertises réalisées à l’initiative du syndicat, au cours des 5 dernières années, qui ont porté sur l’état général de l’immeuble ou de l’une de ses principales composantes (article 10(8)a du Règlement);

la description sommaire des sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, les parties communes de l’immeuble (article 10(8)b du Règlement);

la description sommaire des réparations majeures et des remplacements effectués sur les parties communes, au cours des 5 dernières années, ainsi que la date de ces travaux et leur coût (article 10(8)c du Règlement);

la description sommaire des réparations majeures et des remplacements prévus sur les parties communes, au cours des 10 prochaines années, ainsi que la date et le coût estimés de ces travaux (article 10(8)d du Règlement);

la description sommaire des modifications apportées, au cours des 3 dernières années, à la déclaration de copropriété (article 10(8)f du Règlement);

• Quelles sont les informations spécifiques à l’unité en vente que l’on doit mentionner dans l’attestation?

Curieusement, une seule information obligatoire est spécifique à l’unité qui fait l’objet de la vente éventuelle : la description sommaire des sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, la partie privative faisant l’objet de la vente (article 10(8)b du Règlement).

• Quelles sont les informations mentionnées à l’attestation qui doivent être mises à jour?

Plusieurs informations obligatoires doivent être mises à jour car elles sont formulées « en date de l’attestation ». Il s’agit de :

• le montant total du fonds de prévoyance (article 10(1) du Règlement);
• la recommandation de l’étude du fonds de prévoyance quant au montant devant être disponible à ce fonds au début de l’année en cours (article 10(1) du Règlement);
• le montant total des liquidités dont dispose le syndicat pour payer les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété (article 10(3) du Règlement);
• si cela a changé en cours d’année, une mention à l’effet que le syndicat est le titulaire des polices d’assurance auxquelles il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil (article 10(6) du Règlement);
• le montant total du fonds d’auto-assurance (article 10(7) du Règlement);
• la description sommaire des litiges en cours auxquels est partie le syndicat et qui font l’objet d’une procédure devant un tribunal (article 10(8)e du Règlement);
• la description sommaire des modifications apportées à la déclaration de copropriété dans la dernière année (article 10(8)f du Règlement).
  
  
• Quelle est la raison d’être de l’attestation?

L’attestation a pour but de protéger un éventuel acheteur en lui donnant le portrait précis de la situation financière du syndicat et de l’évolution de l’immeuble dans les jours/semaines qui précèdent son achat. L’attestation n’est cependant pas une opinion financière, technique ou juridique. Des réserves spécifiques à cet égard peuvent y figurer. Elle n’enlève rien à l’obligation d’information du vendeur à l’égard de son acheteur, ni à l’obligation de l’acheteur de se renseigner en faisant usage des droits prévus à l’article 1068.2 C.c.Q. L’attestation n’est que le début du processus où chaque partie doit jouer son rôle incluant les courtiers accompagnant les parties à la transaction, le tout afin d’arriver, au jour J, à une transaction immobilière documentée et éclairée.

Bonne chance !