Pratiquement tous les milieux, que ce soit scolaire, associatif ou d’entreprise, ont dû utiliser des logiciels permettant la communication simultanée et à distance entre plusieurs intervenants depuis la pandémie mondiale débutée en 2020. Les options disponibles sont nombreuses, passant du téléphone (téléconférence), aux systèmes de messageries instantanées, sans oublier tous les logiciels de visioconférence comme Skype, Zoom, Teams et autres. Or, bien que relativement fonctionnels, la majorité d’entre eux se sont révélés insuffisants pour convenir à la tenue d’assemblées générales en copropriété divise.
Les systèmes génériques
Alors que ni le téléphone ni les différents systèmes de messagerie instantanée ne permettent d’avoir une image en temps réel de la personne qui détient la parole, les inconvénients ne se limitent pas à ce point. En effet, leur plus gros problème est probablement le fait de ne pas avoir de contrôle sur les personnes qui s’expriment. Certes, il est important que tous puissent s’exprimer, toutefois, il est essentiel de le faire de manière organisée afin que les messages qui circulent soient compréhensibles. Restent donc les différents systèmes de visioconférence largement utilisés notamment par les commissions scolaires, universités et lieux de travail. Certains de ces logiciels peuvent faire l’affaire, particulièrement dans de petites copropriétés regroupant peu de copropriétaires, puisque ceux-ci possèdent habituellement des fonctions de contrôles de la parole, ainsi que la possibilité de s’exprimer par sondage à l’occasion des votes. Toutefois, et notamment sur ce point, ces logiciels génériques ont révélé certaines lacunes face aux besoins particuliers des immeubles détenus en copropriété divise.
Les avantages des plateformes spécialisées
Bien que les fonctionnalités et avantages soient nombreux grâce à des logiciels spécialisés et performants, certaines considérations sont beaucoup plus importantes que d’autres. L’une d’entre elles est définitivement la sécurité. En effet, quoi de plus important que d’assurer la sécurité et la confidentialité de tout l’immeuble ainsi que de chacun de ses copropriétaires ? La majorité des plateformes spécialisées offrent donc une connexion renforcée grâce à un système d’authentification simple ou double permettant de confirmer que la personne qui s’y connecte est bien celle concernée. Bien que ces formalités ne soient pas infaillibles, la sécurité y est largement supérieure à celle offerte par les autres moyens de communication en général. De plus, ce système permet de calculer facilement, rapidement et en tout temps, le nombre de personnes connectées et leur attribuant le bon nombre de voix qu’ils détiennent : leurs quotes-parts. En effet, les quotes-parts rattachées aux différentes fractions doivent se refléter dans les votes et de ce fait, font partie des particularités propres aux besoins de la copropriété divise, qu’aucun logiciel générique n’adressait.
Ces plateformes spécialisées ont été conçues spécifiquement pour gérer ces questions de votes, de quotes-parts et d’indivisaires en plus d’assurer l’anonymat et de grandement faciliter tout le processus de compilation et de sauvegarde des informations de façon extrêmement rapide et fiable. Le processus s’est même révélé tellement efficace que plusieurs copropriétés ont procédé à de nombreux votes durant une seule et même assemblée virtuelle, ce qu’ils n’auraient jamais pensé faire durant les traditionnelles assemblées en présentiel avec vote à mains levées ou avec bulletins de vote papier !